Germanistische Sprachwissenschaft

Aus gegebenem Anlass seien ein paar Grundregeln der E-Mail-Kommunikation mitgeteilt. Bitte befolgen Sie sie im E-Mail-Kontakt mit Dozentinnen und Dozenten der Abteilung Germanistische Sprachwissenschaft. (Da es sich um allgemeine Gepflogenheiten handelt, kann es darüber hinaus nicht schaden, sich auch im E-Mail-Verkehr mit anderen Personen daran zu orientieren. Seien Sie aber gewärtig, dass es an anderer Stelle ggf. andere Erwartungen geben könnte; für den Erfolg außerhalb der Abteilung Germanistische Linguistik übernehmen wir somit keine Garantie.)

1. Allgemeines: Schreiben Sie angesichts der täglichen Flut unnötiger E-Mails nur dann, wenn es wirklich um relevante Dinge geht, die Sie nicht anderweitig (z. B. in der Sprechstunde) klären können. Nutzen Sie vorab die Informationsangebote: Zu den meisten Standardfragen finden Sie Antworten unter https://www.uni-vechta.de/germanistik/sprachwissenschaft/studium sowie in Stud.IP. – Orientieren Sie sich an den allgemeinen Grundformen der Höflichkeit. Schreiben Sie adressaten­orientiert. Seien Sie sich der Tatsache bewusst, dass man sich desto offener und wohlwollender Ihres Anliegens annehmen wird, je mehr Sie sich an die „Spielregeln“ halten.

2. Für E-Mails gelten im universitären Zusammenhang prinzipiell keine anderen Regeln als für Briefe. Die übliche Anrede lautet „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Familienname]“. Sofern Sie eine Lehrkraft bereits näher kennen oder wenn diese in ihren E-Mails an Sie ihrerseits diese Anrede wählt, können Sie auch „Liebe/r Herr/Frau [Familien­name]“ schreiben. – Titel sind im akademischen Alltag irrelevant; Sie können bei den Dozentinnen und Dozenten der Germanistischen Sprachwissenschaft darauf verzichten. Falls Sie das nicht wollen, beachten Sie die folgenden Gepflogenheiten: Lediglich die Titel Professor (Prof.) und Doktor (Dr.) werden in der Anrede gebraucht. Dabei ist zu beachten: Man verwendet bei Professorinnen und Professoren nur diesen Titel, nicht den Doktortitel, den sie in aller Regel auch noch haben. Man schreibt zusätzlich zum Titel immer Herr bzw. Frau. Auf den Titel folgt nur der Familienname, nicht der Vorname. Also: „Sehr geehrte/r Herr Professor/Frau Professorin [Familienname]“ oder „Sehr geehrte/r Herr Doktor/Frau Doktorin [Familienname]“, auf keinen Fall: „Sehr geehrte/r Herr/Frau Prof. Dr. [Vorname] [Familienname]“. – Zu vermeiden sind Anreden wie „Guten Tag“ oder „Hallo“. Gar keine Anrede zu gebrauchen, gilt als extrem unhöflich; fast ebenso unhöflich ist es, wenn Sie lediglich „Sehr geehrte/r [Vorname] [Nachname]“ schreiben, und auch nicht wesentlich besser ist es, einen Titel ohne Herr bzw. Frau zu verwenden („Sehr geehrter Professor [Familien­name]“: Das mag im Englischen in Ordnung sein, nicht aber im Deutschen). – Sämtliche anderen Anreden („Sehr geehrte Frau Dozentin/Privatdozentin/Universitätsprofessorin“ o. Ä.) werden als unangemessen empfunden.

3. Schreiben Sie den Namen Ihres Adressaten/Ihrer Adressatin richtig (z. B. „Bär“, nicht „Baer“).

4. Formulieren Sie Ihr Anliegen möglichst präzise: Ihre Dozent(inn)en haben keine Zeit für Sinnexegesen. Lassen Sie die Prägnanz jedoch nicht zu Lasten der Verbindlichkeit gehen. Vermeiden Sie direkte Aufforderungen wie „Ich bitte um Rückmeldung“ ebenso wie indirekte („Ich freue mich auf Ihre zeitnahe Rückmeldung“). Denken Sie daran, dass die deutsche Sprache einen eigenen Höflichkeitsmodus, den Konjunktiv II, kennt und dass auch manche Adjektive (z. B. eventuell) und Adverbien (z. B. freundlicherweise) eine entsprechende soziopragmatische Funktion erfüllen.

5. Liefern Sie die nötigen Informationen, damit Ihr Anliegen nachvollziehbar wird. Beispielsweise: Um welche Lehrveranstaltung geht es? Um welches Referat (Thema, Datum)? Um welchen Prüfungstermin? Könnte es sein, dass Ihre Matrikelnummer gebraucht wird? (Letzteres insbesondere, wenn es um Prüfungsanmeldungen und -bewertungen geht.) – Selbst dann, wenn zuvor bereits eine Korrespondenz stattgefunden hat: Rufen Sie die wichtigsten Punkte noch einmal kurz in Erinnerung. Ihre Dozentinnen und Dozenten bekommen täglich viel Post und Ihr Anliegen ist eines unter vielen. – Eine gute Möglichkeit, knapp und informativ erkennen zu lassen, worum es geht, ist die Betreff-Zeile.

6. Verwenden Sie die deutsche Standardsprache auf einer mittleren, allenfalls leicht gehobenen Stilebene. Vermeiden Sie Flapsigkeiten ebenso wie Geschraubtheiten. Achten Sie auf Ihre Rechtschreibung: immerhin studieren Sie Germanistik! (Egal, was man Ihnen eventuell erzählt hat: Das Höflichkeits-Anredepronomen Sie wird in allen seinen Formen immer großgeschrieben.)

7. Die angemessene Schlussformel lautet: „Mit freundlichen Grüßen“; der Singular („Mit freundlichem Gruß“), aber auch die Kurzform ohne Präposition („Freundliche Grüße“) wirkt etwas schroff; wenn Sie sie in einer Antwort-Mail lesen sollten, haben Sie den Adressaten/die Adressatin möglicherweise verärgert. (Gleiches gilt in noch höherem Maße für die heute kaum noch gebräuchliche Formel „Hochachtungsvoll“, die eher im Sinne von „Hochverachtungsvoll“ zu lesen ist: Wer Ihnen so schreibt, ist definitiv nicht gut auf Sie zu sprechen.) – Nicht angebracht von Ihrer Seite sind „Liebe Grüße“ oder sonstige Vertraulichkeiten, ebensowenig SMS-typische Kurzformen wie „MfG“.

8. Unterschreiben Sie mit Ihrem vollen Namen (Vor- und Nachname).

9. Auch bei bestem Willen, alle eingehenden Nachrichten möglichst umgehend zu beantworten, kann es sein, dass Verzögerungen auftreten. Dafür kann es unterschiedliche Ursachen geben. Wenn Sie nach drei Tagen noch keine Antwort haben, ist es sinnvoll und durchaus nicht unhöflich, noch einmal zu schreiben. Sollte dann immer noch keine Antwort kommen, suchen Sie zunächst das persönliche Gespräch (ggf. am Telefon), ehe Sie andere Personen involvieren.

10. Bitte schreiben Sie keine Systemnachrichten über Stud.IP, sondern nutzen Sie die regulären E-Mail-Adressen Ihrer Dozentinnen und Dozenten ([vorname].[nachname]@uni-vechta.de). Es handelt sich um zwei verschiedene Postfächer, und nur in das letztere schauen die Dozentinnen und Dozenten regelmäßig. Zwar ist in der Regel eine Weiterleitung von Stud.IP aktiv, aber es kommt durchaus bisweilen vor, dass diese nicht funktioniert. In solchen Fällen kann es sein, dass Sie, wenn Sie über Stud.IP gemailt haben, wochenlang vergebens auf Antwort warten müssen. (Bitte deshalb aber nicht beide Postfächer beschicken, sondern, wie gesagt, nur das reguläre!)