Von Papier zum Portal: Exkursion zur Optimierung digitaler Bewerbungs- und Verwaltungsprozesse

Im Rahmen der Arbeit des Zukunftsbeirats unternahmen Mitarbeitende der Universität Vechta am 21. Januar 2026 eine Exkursion zur Universität Osnabrück. Ziel des Besuchs war der fachliche Austausch zu modernen, digitalen Bewerbungs- und Verwaltungsverfahren im Studierenden-Lebenszyklus.

Einblicke in das Dezernat Studentische Angelegenheiten der Universität Osnabrück

Gastgeberin der Exkursion war das Dezernat 5 – Studentische Angelegenheiten der Universität Osnabrück. Die Teilnehmenden wurden von Dezernentin Claudia Kirchner begrüßt, gemeinsam mit Dörthe Schwaß (virtUOS | Zentrum für Digitale Lehre, Campus-Management und Hochschuldidaktik) sowie Maren Grosse-Wördemann (Studierendensekretariat). Das Dezernat ist mit rund 30 Mitarbeitenden sowie studentischen Hilfskräften für ein breites Aufgabenspektrum zuständig, darunter:

• Bewerbungs-, Zulassungs-, Immatrikulations- und Rückmeldeverfahren
• Prüfungsangelegenheiten sowie die Koordination aller Prüfungsämter
• Betrieb des studentischen Infopoints, der Infoline und des Unishops
• Stipendienangelegenheiten und Ombudswesen

Digitalisierung des Studierenden-Lebenszyklus

Frau Grosse-Wördemann stellte die umfassende Einführung digitaler Verwaltungsleistungen an der Universität Osnabrück vor. Hintergrund ist das Onlinezugangsgesetz, das die vollständige digitale Abwicklung von Verwaltungsprozessen vorsieht. Ziel der Einführung war es, Bewerbungen vollständig papierlos zu ermöglichen und im Zuge dessen eine elektronische Akte (E-Akte) einzuführen. Die Digitalisierung der analogen Studierendenakten wurde extern ausgeschrieben und von einem spezialisierten Unternehmen umgesetzt. Die Umstellung machte zudem eine umfassende Anpassung der rechtlichen Grundlagen erforderlich. Insgesamt wurden rund 30 Ordnungen überarbeitet, darunter Zugangs-, Zulassungs-, Auswahl-, Datenverarbeitungs- und Immatrikulationsordnungen.

Neugestaltung des Bewerbungsportals

Parallel zur technischen Umstellung wurde das Bewerbungsportal grundlegend überarbeitet. Im Fokus standen dabei:

• Vereinheitlichung und Verschlankung der Prozesse
• stärkere Studierendenzentrierung
• eine intuitive und transparente Nutzerführung

Im zweiten Teil der Präsentation stellten Frau Schwaß und Frau Grosse-Wördemann das Bewerbendenportal vor. Unterstützt werde der Bewerbungsprozess durch Videos und Infografiken.
 

KI-gestützte Beratung und Ausblick

Ein weiterer Schwerpunkt war der Austausch zu KI-gestützten Unterstützungs­angeboten. Unter anderem wurde über den Einsatz von Chatbots gesprochen, die beispielsweise an der Universität Osnabrück im Bewerbungsportal bereits erprobt werden. Eine hochschulübergreifende Zusammenarbeit wurde dabei ausdrücklich begrüßt. Darüber hinaus testet die Universität Osnabrück derzeit KI-basierte Ansätze zur Studienorientierung und -beratung, um Studieninteressierte bei ihrer Studienentscheidung besser zu unterstützen.

Frau Prof. Dr. Martina Blasberg-Kuhnke, Leiterin des Zukunftsbeirats, bedankte sich für die offenen Einblicke und würdigte die umfangreiche Arbeit der Mitarbeitenden beider Universitäten: Der persönliche Austausch habe sich als äußerst informativ und gewinnbringend erwiesen.