SOGo Kurzanleitung (Version 3.2.10)

SOGo (Scalable OpenGroupware.org) ist ein webbasierter Dienst, der von der Universität Vechta angeboten wird.
Er beinhaltet die Module E-Mail, Kontakte und Kalender, der Sie bei der Organisation der alltäglichen Kommunikation sowie der Verwaltung von Kontakten, Terminen und Aufgaben unterstützt. Eingerichtete Kalender können auch mit Lightning/Thunderbird und mit MS Outlook benutzt werden (seit der Beta-Version 2.0). Die Bereitstellung der Anwendung SOGo (einschl. des inhaltlichen Backups) erfolgt durch die Uni Vechta.
Dieses Handbuch beschreibt die Anwendung am PC über einen Internet Browser.
Über die gleiche Adresse kann SOGo aber auch mit jedem mobilen Endgerät genutzt werden.

https://sogo.uni-vechta.de/

Die Anmeldung erfolgt mit dem Benutzernamen und Passwort des Uni-Accounts.
(Benutzername: Matrikelnummer)

Nach dem Login startet SOGo mit dem vom Benutzer festgelegten Modul. (Standard: E-Mail)

Die Anwendungsoberfläche besteht aus folgenden Bereichen:

  • Benutzerinformation (Links oben)
  • Titelzeile (Rechts oben)
  • Struktur / Ordnerbaum (Links unten)
  • Elemente-Liste (Mitte unten)
  • Details (Rechts unten)

Ausblenden der linken Spalte mit Benutzerinformation und Ordnerbaum
Ausblenden der mittleren Spalte mit der Übersicht der Elemente
Einblenden der linken Spalte
Einblenden der mittleren Übersichtsspalte

Das Detailfenster sowie die Titelzeile bleiben immer sichtbar.

Im Bereich der Benutzerinformation können allgemeine sowie modulbezogene Einstellungen geändert werden

Die Anwendung SOGo sollte aus Datenschutzgründen grundsätzlich über das Logout-Symbol beendet werden.

Die Module Kalender, Kontakte und E-Mail werden über die Symbole in der Titelzeile aufgerufen.

Nach Wechsel in das E-Mail Modul (Symbol in der Titelzeile) wird links unten das Postfach des Uni-Accounts und die Ordnerstruktur angezeigt.

Weitere E-Mail Konten können in den Einstellungen (z.B. Uni Projekt Adresse, Web-Mail etc.) hinzugefügt werden.

Die Systemordner können weder umbenannt noch gelöscht werden.
Unter dem Posteingang können persönliche Ordner beliebig geschachtelt angelegt werden, um die eingegangenen E-Mails zu sortieren.

Untermenü u.a. mit der Funktion zum Anlegen neuer Ordner
Symbol für Ordner ohne Unterordner bzw. geöffnete Ordner
Symbol für geschlossene Ordner

Über das freischwebende Symbol "Erstellen" wird das Eingabeformular für eine neue Mail geöffnet. Vorab muss noch die Art des Erfassung - Fensters gewählt werden.
Pop-Up klassisch > ein neues Fenster wird im Browser geöffnet
Pop-Up Dialogfenster > ein eingebettetes Eingabefenster wird angezeigt, d.h. es besteht keine Zugriffsmöglichkeit auf SOGo im Hintergrund

Zum Löschen einer einzelnen E-Mail kann diese in der Übersichtsliste markiert, d.h. farblich hinterlegt, und per Tastatur mit der Backspace- () oder ENTF-Taste in den Papierkorb verschoben werden.
Nach Wechsel in den Auswahlmodus können eine, mehrere oder über das Symbol alle Nachrichten markiert und über die Tasten oder das Symbol  gelöscht werden.
Im Detailfenster gibt es in der Menüzeile ebenfalls das Löschsymbol.

Löschen bedeutet verschieben einer E-Mail in der Ordner Papierkorb. Demzufolge können Nachrichten auch via "Drag & Drop" direkt in den Papierkorb verschoben und ebenso wiederhergestellt werden.
Erst nach Ausführen der Funktion "Papierkorb leeren" im Untermenü des Papierkorbs werden die Nachrichten endgültig gelöscht.

Im E-Mail Modul enthält die mittlere Spalte eine Liste der E-Mails des aktuellen Ordners.
Es gibt zwei Ansichten der Liste: Übersicht und Auswahlliste. Die Listen haben unterschiedliche Menüzeilen.

bzw.

Die Übersichtsliste besteht lediglich aus der Anzeige der Nachrichten nach verschiedenen Filter- und Suchkriterien. Im Auswahlmodus können eine oder mehrere Nachrichten über die Funktionen der Symbole und des Untermenüs bearbeitet werden, z.B. Markieren, Löschen, Verschieben u.a.

Der Wechsel zwischen den Ansichten erfolgt über Auswahl des Avatars des Absenders einer Nachricht in der Liste bzw. das Symbol "Auswahl löschen" in der Menüzeile.
Avatar
Auswahl löschen

Wird eine Nachricht in der Liste über dem Text (Sender, Datum, Betreff) ausgewählt, so werden die E-Mail Details im Fenster rechts unten angezeigt und die Nachricht kann dort über die Symbole/Funktionen der dortigen Menüzeile verarbeitet werden.

Weitere Verarbeitungsmöglichkeiten können über das Untermenü aufgerufen werden.

Eingehende Nachrichten können per Filter bei Eingang automatisch in die vorhandenen Ordner verschoben oder auch gelöscht werden. Die Filter werden in den Einstellungen verwaltet.

Die Reihenfolge der Abarbeitung der Filter kann geändert werden.
Symbol, um den Filter via "Drag & Drop" zu verschieben
Filter ist aktiv
Filter ist deaktiviert

Für jedes angelegte Postfach (IMAP-Konto) kann eine Signatur in den Einstellungen hinterlegt werden.

Für den Fall einer Abwesenheit (z.B. Urlaub) kann in den Einstellungen eine Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet werden.

Hierfür können neben Betreff und Text vor allem auch Termine für Beginn und Ende der Abwesenheit angegeben werden.
Dazu besteht die Möglichkeit das Intervall der Benachrichtigung der Absender einzustellen oder gar alle eingehenden Nachrichten löschen zu lassen („Discard …“).

In der Kalenderliste (Links unten) stehen alle verfügbaren Kalender zur Auswahl.

Mit dem Symbol hinter dem Schriftzug Kalenderliste kann ein neuer Kalender hinzugefügt werden.

Sowohl in der Übersichtsliste als auch im Kalenderblatt sind Einträge nur sichtbar, wenn der zugehörige Kalender in der Kalenderliste aktiv geschaltet ist.
Kalender aktiv
Kalender ausgeblendet

Mit dem Symbol kann die Kalenderliste d.h. die gesamte linke Spalte ausgeblendet werden.

Im Listenbereich (Mitte unten) werden die Termine und Aufgaben aufgeführt.

Diese können vom Benutzer über die Menüleiste gefiltert und sortiert werden.

Filtern nach Begriffen in Titel oder gesamten Eintrag - Löschen Filter:
Filtern nach Zeitraum
Liste sortieren

Je nach Zugriffsrecht auf einen Eintrag können nach Auswahl eines Termins/Aufgabe weitere Details angesehen und diese bearbeitet oder der Eintrag gelöscht werden.

Im Kalenderblatt (Rechts unten) werden nur Termine, keine Aufgaben angezeigt. Es gibt verschiede Navigations- und Darstellungsmöglichkeiten des Kalenderblattes (u.a. Ansicht Tag, Woche, Monat und Tagesansicht je Kalender), die über die Symbole der Menüleiste aktiviert werden können.
Durch die Auswahl eines Termins können die Termindetails eingesehen und -sofern die Berechtigungen bestehen- diese bearbeitet oder Termin gelöscht werden.

Mit dem Symbol kann die Terminliste ausgeblendet werden.

Nach Wechsel in das Kalender Modul (Symbol  in der Titelzeile) werden links unten die verschiedenen Kalender angezeigt.
In der Grundeinstellung des Kalendermoduls steht jedem Benutzer ein "Persönlicher Kalender" zur Verfügung.
Weitere eigene Kalender kann jeder Anwender über das Symbol  in der Kalenderliste anlegen.
Zudem können Kalender freigegeben oder von anderen Benutzern abonniert d.h. angezeigt werden.


Über das freischwebende Symbol wird nach Art der Auswahl:
Termin
Aufgabe
das entsprechende Eingabeformular für einen neuen Eintrag geöffnet.

Für jeden Kalender gibt es ein Untermenü .

Über den Punkt "Benutzerrechte..." können die Zugriffsrechte eines Kalenders zugeordnet werden.
Hierbei können unterschiedliche Rechte vergeben werden.
Standardmäßig sind bei Anlage eines neuen persönlichen Kalenders alle authentifizierten Benutzer eingetragen - allerdings ohne jegliche Zugriffsberechtigung auf den Kalender.

"Alle authentifizierten Benutzer" bedeutet alle Personen, die eine Benutzerkennung in SOGo haben.

Um einem bestimmten Benutzer Zugriffsrechte auf den Kalender zu geben, muss dieser zunächst hinzugefügt werden.

Es können keine externen Personen sondern nur authentifizierte Benutzer hinzugefügt werden!
Nach Auswahl der Person können die Rechte vergeben werden.

Wird die Auswahl "Für den Benutzer abonnieren" gesetzt, kann dieser den Kalender direkt bei der nächsten Aktualisierung in seiner Liste vorfinden.

Mit Abonnieren ist die Veröffentlichung d.h. Anzeige eines Kalenders in der Kalenderliste eines Anwenders gemeint.
Ein Benutzer kann einen Kalender in dem die Zugriffsrechte gesetzt wurden unter "Abonnements" in seiner Kalenderliste finden bzw. hinzufügen.
Zum Hinzufügen eines Kalenders in der Kalenderübersicht wird hinter "Abonnements" das Symbol ausgewählt.
Dadurch wird ein Auswahlfenster geöffnet.
Dort den Besitzer des Kalenders suchen und den freigeschalteten Kalender mit dem Button "abonnieren" bestätigen.

Neben den internen Kalendern können auch externe Web-Kalender (Format ICAL, CalDAV) per Link eingebunden werden. Hierzu in der Kalenderübersicht links das Symbol in der Zeile "Web-Kalender" auswählen.
Dadurch öffnet sich ein Eingabefenster in dem der Internet Link des Kalenders einzutragen ist.
Beispiele sind: Google Kalender / Android Kalender, Outlook u.a.

In der Regel findet sich der Link in den Einstellungen der Seiten des externen Anbieters.

Nach Wechsel in das Adressen Modul (Symbol  in der Titelzeile) werden links unten die verschiedenen Adressbücher angezeigt.
In der Grundeinstellung des Adressbuchmoduls steht jedem Benutzer ein "Persönliches Adressbuch" zur Verfügung.
Weitere eigene Adressbücher kann jeder Anwender über das Symbol  in der Adressbuchliste anlegen.
Zudem können Adressbücher freigegeben oder von anderen Benutzern abonniert d.h. angezeigt werden.

Für jedes Adressbuch gibt es ein Untermenü

Über den Punkt "Benutzerrechte..." können die Zugriffsrechte eines Adressbuches zugeordnet werden.
Hierbei können unterschiedliche Rechte vergeben werden.
Wie auch bei den Kalendern sind bei Anlage eines neuen persönlichen Adressbuchs alle authentifizierten Benutzer eingetragen - allerdings ohne jegliche Zugriffsberechtigung auf das Adressbuch.

Um einem bestimmten Benutzer Zugriffsrechte auf das Adressbuch zu geben, muss dieser zunächst hinzugefügt werden.

Es können auch hier keine externen Personen sondern nur authentifizierte Benutzer d.h. eingetragenen SOGo Nutzer der Uni Vechta hinzugefügt werden!
Nach Auswahl der Person können die Rechte vergeben werden.

Wird die Auswahl "Für den Benutzer abonnieren" gesetzt, kann dieser das Adressbuch direkt bei der nächsten Aktualisierung in seiner Liste vorfinden.

Mit Abonnieren ist die Veröffentlichung d.h. Anzeige eines Adressbuches in der Adressbuchliste eines Anwenders gemeint.
Ein Benutzer kann ein Adressbuch in dem die Zugriffsrechte gesetzt wurden unter "Abonnements" in seiner Adressbuchliste finden bzw. hinzufügen.
Zum Hinzufügen eines Adressbuches in der Adressbuchübersicht wird hinter "Abonnements" das Symbol ausgewählt.
Dadurch wird ein Auswahlfenster geöffnet.
Dort den Besitzer des Buches suchen und das freigeschaltete Adressbuch mit dem Button "abonnieren" bestätigen.


In den Adressbüchern können neue Kontakte und Verteilerlisten manuell angelegt werden.
Über das freischwebende Symbol wird nach Art der Auswahl:
Kontakt
Verteilerliste
das entsprechende Eingabeformular für einen neuen Eintrag in der Detailansicht unten rechts geöffnet.

Bisher unbekannte E-Mail Adressaten können automatisch in eines der Adressbücher gespeichert werden.
Dies kann in den Einstellungen aktiviert werden.

Einzelne oder mehrere Kontakte lassen sich in andere Adressbücher verschieben oder kopieren.

  • Auswahlmodus + "Drag & Drop"
  • Auswahlmodus + Untermenü -> "Verschieben in"
  • Auswahlmodus + Untermenü -> "Kopieren nach"

Verteilerlisten lassen sich weder verschieben noch kopieren.

Letzte Aenderung: 08.04.2021 · Seite drucken