OpenXchange (OX) Kurzanleitung (Version 6.22.12)

OpenXchange (OX) ist ein webbasierter Dienst, der von der Universität Vechta für die Mitarbeiter angeboten wird.
Er beinhaltet neben dem E-Mailpostfach umfangreiche Kalender-, Kontakt- und Aufgaben- und Datei-Funktionen, die Sie bei der alltäglichen Kommunikation unterstützen sollen. OX ist eine Groupware, d.h. es stehen Gruppen-Funktionalitäten zur Verfügung sodass verschiedene Objekte (z.B. Kalender, Adressbücher, Ordner) gemeinsam genutzt werden können. Zudem können E-Mails weiterer interner oder auch externer Postfächer wie GMX, web.de, Google und aller IMAP-fähigen Postfächer im Open-Xchange Postfach gesammelt werden.
Dieses Handbuch beschreibt die Anwendung am PC über einen Internet Browser.
Für mobile Endgeräte bietet OpenXchange eine OX Appsuite an.

Den Server erreichen Sie über die Adresse 131.173.80.132/ox6

Evtl. werden Sie beim Aufruf der Adresse aufgefordert dem unbekannten Sicherheitszertifikat zu vertrauen.

Folgende Anmeldemaske sollte nun zu sehen sein:


Abb: Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt mit dem Benutzernamen und Passwort des Uni-Accounts.

Wählen Sie "Öffentlicher oder gemeinsam genutzer Computer" und es werden keine Anmeldedaten lokal auf dem PC gespeichert. Allerdings können Sie nur mit einem Browserfenster gleichzeitig arbeiten.

Die Option "Privater Computer" speichert ihre Anmeldedaten lokal auf dem PC, so dass mit mehreren Browserfenstern gleichzeitig gearbeitet werden kann. Dies sollten Sie nur dann benutzen, wenn der Computer von Ihnen alleine verwendet wird.

Über den Button "Anmelden" wird der Anmeldevorgang abgeschlossen. Sie werden nun auf dem OpenXchange-Server angemeldet.

Beim erstmaligen Aufruf erscheint zunächst ein neues Fenster und der Einstellungs-Assistent wird gestartet.
Indem im unteren Bereich "Beim Start nicht anzeigen" aktiviert wird, kann der Aufruf für spätere Anmeldungen abgewählt werden.

Abb: Einstellungs-Assistent

Der Assistent unterstützt Sie ggfs. bei der Einrichtung von zusätzlichen E-Mail-Konten (GMX, Web.de).
Ausführliche Hinweise finden Sie im Initiates file downloadHandbuch ab S. 176.

Der Dialog wird über den Button "Schließen" beendet.

Nach Schließen bzw. wenn der Einstellungsassist deaktiviert ist steht Ihnen nun die OX6 Oberfläche zur Verfügung. In den Einstellungen kann ein Startmodul eingerichtet werden.

Abb.: Startbildschirm OX - Home

In allen Modulen wird eine obere Menüleiste mit folgenden Elementen angezeigt:


  • Links befinden sich die Symbole zum Aufruf der Module, d.h. hierüber kann zwischen den einzelnen Modulen gewechselt werden.

  • Über das Auswahlfeld "Expertenmodus" kann die Ansicht der Ordneransicht im linken Bereich geändert werden.

    • Nur Modulspezifische Ordner anzeigen
    • Alle Ordner aller Module anzeigen


  • Manueller Refresh zum Abruf der Daten vom OX-Server. Eine automatische Aktualisierung erfolgt nach einem Intervall, den man in den Einstellungen einrichten kann.

  • OX Hilfe; hierüber kann u.a. der Einstellungs-Assistent erneut aufgerufen werden

  • Filter/Suche je nach Modul auch in best. Feldern (E-Mail: An, Von,...; Kontakte: Name, Vorname,... usw.)

  • Zur Sicherheit sollte man sich nach Beendigung der Arbeiten mit dem OX vor dem Schließen des Browserfensters vom System abmelden, da ansonsten die Sitzung mit ihren Anmeldedaten im Hintergrund aktiv bleibt.

Nach Auswahl eines Funktionsmoduls (E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und InfoStore) gibt es hier eine modulbezogene Menüzeile, ein sogenanntes Panel, mit verschiedenen Reitern, wobei die Auswahlmöglichkeiten unter "Social" an der Universität Vechta nicht installiert sind.

Die Reiter "Neu" (Neues Objekt) und "Flags" (Markierung eines Objekts) sind in den Modulen identisch.

Abb: Reiter "Neu"


Abb: Reiter "Flags"

Im OX dienen Ordner der Strukturierung; darüberhinaus werden alle übergeordneten Elemente als "Ordner" bezeichnet, unabhängig vom Modul - z.B. ist ein Kalender ein Ordner der Funktion Kalender (zum Sammeln von Terminen) oder ein Adressbuch ein Ordner der Funktion "Kontakte" (zum Sammeln von Kontakten). Entsprechend werden neue Elemente als "Neue Ordner" angelegt. Hierzu in der Ordnerliste (Linker Bereich) ein Element markieren und das Kontextmenü aufrufen.


Abb.: Neues Element

Ordnerfreigabe

Der Vorteil erschließt sich in der Freigabe dieser Elemente, der für alle Module identisch ist.
Über die Ordnerliste eines Moduls (Linker Bereich) können alle "Ordner" für andere Benutzer freigegeben werden.
Nach Aufruf im Kontextmenü eines Ordners in den Ordner-Eigenschaften den Reiter "Berechtigungen" auswählen.

Abb.: Eigenschaften - Berechtigungen
Diese werden dann im Rechten Bereich angezeigt.

  1. Auf dem Reiter "Speichern" einen Benutzer hinzufügen

    Abb.: Benutzer hinzufügen/Entfernen
  2. Ordner-Berechtigungen setzen (z.B. Kalender sichtbar)
    Einen Benutzer in der Liste markieren und Werte setzen.

    Abb.: Ordner-Berechtigungen
  3. Objekt-Berechtigungen setzen (z.B. Termine bearbeiten etc)
    Einen Benutzer in der Liste markieren und Werte setzen.

    Abb.: Objekt-Berechtigungen
  4. Auf dem Reiter "Speichern" die Änderungen speichern

Neu
Unter dem Posteingang können persönliche Ordner beliebig geschachtelt angelegt werden, um die eingegangenen E-Mails zu sortieren.


Abb: Ordnerstruktur

Es gibt zwei Möglichkeiten einen Ordner neu anzulegen:

  • Symbol oberhalb der Ordnerstruktur
  • Kontextmenü eines Ordners

    Abb: Kontextmenü Ordner

Verschieben
Über die Funktionen "Auschneiden" & "Einfügen" im Kontextmenü kann ein Ordner in der Ordnerstruktur verschoben werden. Dies kann ebenso via "Drag & Drop" per Maus erfolgen.

Löschen
Über die Funktion "Löschen" im Kontextmenü oder die "Entf"-Taste auf der Tastatur wird ein Ordner samt seinen Unterordnern und allen enthaltenen Mails in den Papierkorb verschoben.
Über die Funktion "Ordner leeren" werden nur die Mails nicht aber die Unterordner und ihre enthaltenen Mails gelöscht.
Im Systemordner "Papierkorb" können gelöschte Elemente weiter bearbeitet und wieder verschoben werden.
Erst ein Löschen im Papierkorb oder die Funktion "Ordner leeren" im Kontextmenü des Papierkorbs entfernt die Ordner samt Nachrichten endgültig aus dem System.

 

 

Über das Symbol  wird das Eingabeformular für eine neue Mail geöffnet.
Das Formular enthält eine eigene Menüleiste.


Abb: Panel E-Mail Neu

Über die Einstellungen können u.a. die Adressaten-Felder (CC/BCC) sowie die Toolbar zur Textformatierung ein-/ausgeblendet werden.

Abb: Einstellungen Ansicht

Nach Eingabe von mindestens zwei Zeichen in eines der Adressaten-Felder startet im Hintergrund eine Suche über alle Adressbücher und eine Auswahlliste an Empfängern wird angezeigt.

Abb: Vorschlagliste Adressat
Anlagen werden über Auswahl des Symbols  hinzugefügt. Diese können auf der Festplatte oder aber im OX InfoStore liegen.

E-Mails, die Sie gerade verfassen, können als Entwurf gespeichert werden, um sie später weiterzubearbeiten oder zu versenden.

Im E-Mail Modul enthält die rechte Seite eine Liste der E-Mails des aktuellen Ordners (links).
Über den Reiter "Ansicht" kann die Darstellung geändert werden.
E-Mail Vorschau rechts (V-Split), Vorschau unten(H-Split) oder nur die Liste.

Abb: Panel E-Mail - Reiter "Ansicht"

Sofern die markierte E-Mail eine Anlage - vorangestelltes - enthält, kann diese direkt geöffnet oder abgespeichert werden. Dies kann über das Kontextmenü oder aber den Reiter "Anlage" erfolgen.
Es können nur einzelne Anlagen verarbeitet werden d.h. bei mehreren Anlagen wird in der Liste nur die erste Anlage geöffnet/gespeichert. Für die weiteren muss die gewünschte Anlage in der Detailansicht markiert werden. 

Abb:Kontextmenü Anlage

Über den standardmäßig angezeigten Reiter "Bearbeiten" stehen verschiedene E-Mail Funktionen zur Auswahl u.a. Antworten, Weiterleiten, Löschen, Drucken etc.
Diese sind ebenso über das Kontextmenü einer Nachricht in der Liste aufrufbar.

Abb: Kontextmenü E-Mail

Nicht nur über die Menübefehle können die Nachrichten bearbeitet werden:

Verschieben
Die Nachrichten lassen einfacherweise via "Drag & Drop" per Maus aus einem Ordner (Liste - rechts) in einen anderen Ordner (Ordnerstruktur - links) verschieben.

Löschen
Zum Löschen können beliebige E-Mails in der Liste markiert und über das Symbol  auf dem Reiter "Bearbeiten" oder die Tastatur mit der "Entf"-Taste entfernt.
Bitte beachten Sie, dass die Nachrichten beim Löschen zunächst nur in den Systemordner "Papierkorb" verschoben werden. Hier können sie wie in jedem anderen Ordner bearbeitet und wieder verschoben werden.
Erst ein Löschen im Papierkorb oder die Funktion "Ordner leeren" im Kontextmenü des Papierkorbs entfernt die Nachrichten endgültig aus dem System.

Eingehende Nachrichten können per Filter bei Eingang automatisch in die vorhandenen Ordner verschoben oder auch gelöscht werden. Die Filter werden in den Einstellungen verwaltet.

Abb: Einstellungen Filter


Abb: SPAM Filter

Nach dem Anlegen können Filter aktiviert/deaktiviert, gelöscht oder die Reihenfolge der Abarbeitung geändert werden
 Filter ist aktiv
 Filter ist deaktiviert

Abb: Panel E-Mail Filter

Für jedes Benutzerkonto können mehrere Signaturen angelegt werden.
Die werden in den Einstellungen  verwaltet.

Abb: Einstellungen Signatur
Über die Oberfläche können neue Signaturen erstellt, bearbeitet und glöscht werden.
Eine der angelegten Signaturen kann im Bearbeitenmodus als Standard markiert werden. Dann wird diese an jede neue E-Mail angehängt.


Abb: Signatur
Die Signaturen können als einfacher Text oder im HTML-Format erstellt werden.
Bei letzterem sollte der Ersteller mit HTML vertraut sein, da die fehlerhafte Verwendung von Tags eine falsche oder gar keine Darstellung der Signatur verursachen kann.
Um das Uni-Logo einzubinden, muss die Signatur im HTML-Format vorliegen. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an den IT-Support (it-support@uni-vechta.de, DW -432).

Für den Fall einer Abwesenheit (z.B. Dienstreise, Urlaub) kann in den Einstellungen eine Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet werden.

Abb: Einstellungen Abwesenheit
Hier werden Betreff und Text sowie das Intervall des Versendens einer Abwesenheitsbenachrichtigung an den gleichen Absender eingestellt.

Abb: Abwesenheitsbenachrichtigung
Das Versenden einer Abwesenheitsbenachrichtigung muss manuell aktiviert/deaktivert werden.

Abwesenheitsbenachtigung ist aktiviert
Abwesenheitsbenachtigung ist deaktiviert

Über Auswahl des Symbols wechselt OX in das E-Mail Modul.
In der linken Spalte wird das Postfach des Uni-Accounts und die Ordnerstruktur angezeigt.


Abb: Systemordner

Die Systemordner können weder umbenannt noch gelöscht werden.
Zur Sortierung der Nachrichten können eigene Ordner angelegt werden.
Weitere E-Mail Konten können in den Einstellungen (z.B. Projekt-Adresse, Web-Mail etc.) hinzugefügt werden.

Die E-Mails eines Ordners werden auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.

Abb: E-Mail Liste

Das Panel des E-Mail Moduls zeigt beim Start standardmäßig den Reiter "Bearbeiten" an.

Abb: Panel E-Mail - Reiter "Bearbeiten"

Über Auswahl des Symbols  wechselt OX in das Modul Kalender.

In der linken Spalte wird eine Übersicht der Kalender, auf die der Benutzer Zugriff hat, angezeigt.
Im rechten Bereich werden die Termine angezeigt und bearbeitet.

In allen Funktionsmodulen wird in der Spalte links unten zudem ein Minikalender angezeigt, über den man nach Auswahl eines Datums ebenso in das Kalendermodul zu diesem Tag springt.


Abb: Minikalender

In der linken Spalte oben wird eine Übersicht der Kalender, auf die der Benutzer Zugriff hat, angezeigt.


Abb: Kalenderübersicht

Es gibt Private Kalender, Öffentliche Kalender und Freigegebene Kalender.

In der Grundeinstellung des Kalendermoduls steht jedem Benutzer ein "Privater Kalender" zur Verfügung.
Weitere eigene Kalender kann jeder Anwender über das Kontextmenü eines Kalenders mit der Funktion "Neuer Ordner"  anlegen.


Abb: Kontextmenü Kalender

Im rechten Bereich werden alle eingetragenen Termine angezeigt.

Über den Reiter "Ansicht" im Panel des Kalenders stehen verschiedene Ansichtsoptionen zur Auswahl. Die Ansicht kann zudem auf einen Zeitraum begrenzt werden.


Abb: Panel Kalender - Reiter "Ansicht"

Die gebräuchlichsten sind das Kalenderblatt sowie die Terminliste für eine Arbeitswoche.


Abb: Kalenderblatt


Abb: Terminliste

Über das Symbol auf dem Reiter "Neu" im Panel der verschiedenen Module wird das Eingabeformular für einen neuen Termin geöffnet.
Allgemeine Eingaben sind: Beschreibung, Ort, Zeitraum, Erinnerung und Anmerkungen.
Der Termin wird im aktuellen Kalender gespeichert. Dieser kann unter der Auswahl "Ordner" geändert werden.

Das Formular enthält eine eigene Menüleiste. Hierüber können weitere Teilnehmer zum Termin eingeladen werden als auch Datei-Anlagen hinzugefügt werden.


Abb.: Eingabeformular Termin

Die Bearbeitung eines bereits erstellten Termins kann wie folgt aufgerufen werden:

  • Doppelklick auf den Termineintrag
  • Markierung in Kalenderblatt oder Terminliste und das Symbol  oder
  • Symbol "Bearbeiten" im Übersichts PopUp eines Termins, das erscheint wenn man mit der Maus über einem Termin steht und in den OX Einstellungen PopUps erlaubt sind.


Abb.: PopUp Übersicht Termin

Hiernach öffnet sich das Eingabeformular und Änderungen wie Beschreibung, Ort, Zeit, Teilnehmer sowie Anlagen können beliebig vorgenommen werden.
Zudem kann eingestellt werden, ob alle Teilnehmer hierüber benachrichtigt werden sollen.

Im Kalenderblatt kann ein Termin auch per "Drag & Drop" verschoben (u.a. auch in einen anderen Kalender) oder der Zeitrahmen mit der Maus geändert werden.

Über Auswahl des Symbols  wechselt OX in das Modul Kontakte.

In der linken Spalte wird eine Übersicht der Adressbücher, auf die der Benutzer Zugriff hat, angezeigt.
Im rechten Bereich werden die Kontakte des aktuell ausgewählten Adressbuchs angezeigt und bearbeitet.

In der linken Spalte oben wird eine Übersicht der Adressbücher, auf die der Benutzer Zugriff hat, angezeigt.


Abb: Adressbücher Übersicht

Die Standard-Adressbücher für Mitarbeiter der Universität Vechta sind ein privater Kontakte Ordner sowie Gesammelte Adressen. Darüberhinaus stehen die Adressen aller Uni-Mitabeiter im Globalen Adressbuch zur Verfügung.

Weitere eigene Adressbücher kann jeder Anwender über das Kontextmenü eines Kontaktordners mit der Funktion "Neuer Ordner"  anlegen.


Abb: Kontextmenü Kontakte

Im rechten Bereich werden alle eingetragenen Termine angezeigt.

Über den Reiter "Ansicht" im Panel des Kontaktemoduls stehen verschiedene Ansichtsoptionen zur Auswahl. Die Ansicht kann zudem über die Suchfunktion in der allgemeinen OX Menüleiste gefiltert werden.


Abb: Panel Kontakte - Reiter "Ansicht"

Die gebräuchlichsten Ansichten sind die Adresskarten sowie die Telefonliste. Hier mit dem Filter "Rechenzentrum".


Abb: Adresskarten


Abb: Telefonliste

Über das Symbol  auf dem Reiter "Neu" im Panel der verschiedenen Module wird das Eingabeformular für einen neuen Kontakt geöffnet.
Allgemeine Eingaben sind u.a. Name, Vorname, Telefon, E-Mail.
Die hier auf dem ersten Reiter eingetragenen Werte werden in der Ansicht Adresskarte angezeigt.
Auf den übrigen Reitern können weitere Informationen eingetragen und auch Anlagen zur Person gespeichert werden.
Der Kontakt wird im aktuellen Adressbuch gespeichert. Dieses kann auf dem Reiter "Allgemein" unter der Auswahl "Ordner" geändert werden.


Abb.: Eingabeformular Kontakt

Über das Symbol  auf dem Reiter "Neu" im Panel der verschiedenen Module wird das Eingabefenster für eine neue Verteilerliste geöffnet.


Abb.: Eingabeformular Verteilerliste

Die Liste sollte mit einem eindeutigen Namen versehen werden.
Die Liste der Mitglieder lässt sich aus den verschiedenen Adressbüchern zusammenstellen.
Dazu können aber auch weitere externe Adressen in die Verteilerliste freitextlich hinzugefügt werden (Symbol "Benutzerdefinierter Eintrag").

Die Verteilerliste wird im aktuellen Adressbuch gespeichert. Dieses kann unter der Auswahl "Ordner" geändert werden.

Die Bearbeitung eines bereits erstellten Kontakts oder einer Verteilerliste kann wie folgt aufgerufen werden:

  • Doppelklick auf den Eintrag
  • Markierung in den verschiedenen Ansichten und das Symbol  oder
  • Symbol "Bearbeiten" im Übersichts PopUp eines Kontakts/einer Verteilerliste, das erscheint wenn man mit der Maus über dem Eintrag steht und in den OX Einstellungen PopUps erlaubt sind.


Abb.: PopUp Übersicht Kontakt

Hiernach öffnet sich das Eingabeformular (Kontakt oder Verteilerliste) und Änderungen wie Name etc. können beliebig vorgenommen werden.

In den Ansichten Adresskarte und Telefonliste können ein oder mehrere markierte Einträge auch per "Drag & Drop" in ein anderes Adressbuch verschoben werden.
Über das Kontextmenü steht neben dem Verschieben auch eine Kopierfunktion zur Verfügung.

Abb.: Kontextmenü Kontakt/Verteilerliste

Über Auswahl des Symbols  wechselt OX in das Modul Aufgaben.

In der linken Spalte wird eine Übersicht der Aufgabenordner, auf die der Benutzer Zugriff hat, angezeigt.
Im rechten Bereich werden die Aufgaben angezeigt und bearbeitet.

In der linken Spalte oben wird eine Übersicht der Aufgabenordner, auf die der Benutzer Zugriff hat, angezeigt.


Abb: Übersicht Aufgabenordner

Es gibt Private Ordner und Freigegebene Ordner.

In der Grundeinstellung des Aufgabenmoduls steht jedem Benutzer ein privater Ordner "Aufgaben" zur Verfügung, welcher weder glöscht noch umbenannt werden kann.
Weitere eigene Ordner kann jeder Anwender über das Kontextmenü eines Ordners mit der Funktion "Neuer Ordner"  anlegen.


Abb: Kontextmenü Aufgabenordner

Im rechten Bereich werden alle eingetragenen Aufgaben des aktuellen Ordners angezeigt.

Über den Reiter "Ansicht" im Panel des Aufgabenmoduls stehen zwei Ansichtsoptionen zur Auswahl.
Zum einen eine einfache Liste, zum anderen Liste mit Vorschau der markierten Aufgabe.


Abb: Panel Aufgaben - Reiter "Ansicht"


Abb: Aufgabenliste mit Vorschau (H-Split)

Über das Symbol  auf dem Reiter "Neu" im Panel der verschiedenen Module wird das Eingabeformular für eine neue Aufgabe geöffnet.
Allgemeine Eingaben sind u.a. Beschreibung, Status, Starttermin, Fälligkeit.
Der Termin wird im aktuellen Ordner gespeichert. Dieser kann unter der Auswahl "Ordner" geändert werden.

Das Formular enthält eine eigene Menüleiste. Hierüber können ebenso wie über die weiteren Reiter weitere Teilnehmer zur Aufgabe zugeordnet als auch Datei-Anlagen hinzugefügt werden.


Abb.: Eingabeformular Aufgabe

Die Bearbeitung einer bereits aktiven Aufgabe kann wie folgt aufgerufen werden:

  • Doppelklick auf den Eintrag in der Liste
  • Markierung in der Liste und das Symbol  oder
  • "Bearbeiten" im Kontextmenü einer Aufgabe in der Liste

Hiernach öffnet sich das Eingabeformular und Änderungen der Informationen z.B. Beschreibung, Ort, Termine, Teilnehmer sowie Anlagen können beliebig vorgenommen werden.
Alle Teilnehmer können über Änderungen per E-Mail benachrichtigt werden.

Markierte Aufgaben können aus der Liste entweder per "Drag & Drop" oder die Funktion "Verschieben" in der Menüzeile des Aufgabenmoduls in andere Ordner verschoben werden.

Über Auswahl des Symbols  wechselt OX in das Modul InfoStore.

Der InfoStore ist Ablageort für beliebige Dateien (Word, PDF, etc.), der an jedem Arbeitsplatz, von dem das OX aufgerufen werden, kann zur Verfügung steht.
In der linken Spalte wird eine Übersicht der Ordner, auf die der Benutzer Zugriff hat, angezeigt.
Im rechten Bereich werden die Dokumente angezeigt und können zur Bearbeitung ausgewählt werden bzw. neue Dateien hinzugefügt werden.
Der InfoStore dient lediglich der Datenspeicherung. Die Dateien können nicht direkt im Modul bearbeitet werden.

Mit dem OX Drive Client besteht die Möglichkeit die Daten zwischen dem OX Server und dem lokalen Arbeitsplatz zu synchronisieren. So können die Daten am Arbeitsplatz bearbeitet werden und Änderungen werden beim Speichern wieder auf den Server zurückgeschrieben.

In der linken Spalte oben wird eine Übersicht der Ordner, auf die der Benutzer Zugriff hat, angezeigt.


Abb: Übersicht Ordner

Es gibt Private, Öffentliche und Freigegebene Ordner (Besitzer wird grau dargestellt).

In der Grundeinstellung des InfoStoremoduls stehen jedem Benutzer in seinem Userstore die privaten Ordner "Dokumente", "Bilder", "Musik" und "Videos" zur Verfügung. Diese können weder glöscht, umbenannt oder verschoben werden - ebenso wie der Systemordner "Papierkorb"
Weitere eigene Ordner kann jeder Anwender über das Kontextmenü eines Ordners mit der Funktion "Neuer Ordner"  anlegen.


Abb: Kontextmenü Ordner

Im rechten Bereich werden alle gespeicherten Dateien des aktuellen Ordners angezeigt.

Über den Reiter "Ansicht" im Panel des InfoStoremoduls stehen zwei Ansichtsoptionen zur Auswahl.
Zum einen eine einfache Liste, zum anderen eine Liste und im unteren Bereich eine Kurzinfo zur in der Liste markierten Datei.


Abb: Panel InfoStore - Reiter "Ansicht"


Abb: Dateiliste mit Dateiinformationen (H-Split)

Über das Symbol  auf dem Reiter "Neu" im Panel der verschiedenen Module wird das Eingabeformular für ein neuen InfoStore Eintrag geöffnet.
Allgemeine Eingaben sind Beschreibung und Anmerkungen.
Die einzufügende Datei wird über den Button "Datei" hochgeladen in den aktuellen Ordner gespeichert. Dieser kann unter der Auswahl "Ordner" geändert werden.


Abb.: Neuer InfoEintrag

Die allgemeine Informationen eines InfoEintrags wie die Beschreibung können nachträglich geändert werden. Hierzu dient das Eingabeformular (s. InfoEintrag Neu)
Die Datei selbst kann nicht direkt im InfoStore bearbeitet werden.
Lesbare Dateien z.B. Bilder oder auch *.pdf Dateien können aber direkt im Browser angezeigt werden.
Nach Markierung einer Datei ist dies über

  • das vorangestellte Symbol oder
  • die Auswahl "Öffnen" im Kontextmenü oder in der Übersicht im H-Split

    Abb.: Kontextmenü InfoEintrag


    Abb.: InfoEintrag Übersicht H-Split

Sonstige Dateien müssen zur Bearbeitung auf dem PC gespeichert werden.
Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

  • Auswahl Symbol vor dem Listeneintrag
  • Auswahl "Speichern"  im Kontextmenü einer markierten Datei oder in der Übersicht im H-Split möglich.

Nachdem die Datei auf dem PC bearbeitet wurde, kann sie unter dem gleichen Info-Eintrag wieder zurückgespeichert werden und erhält eine um 1 erhöhte Versionsnummer. Beide Versionen stehen im Infostore zum Download zur Verfügung.

Abb.: InfoStore Versionsübersicht

Eine Möglichkeit, die im InfoStore gespeicherten Dateien am Arbeitsplatzrechner direkt zu bearbeiten, bietet der OX Drive Client.

Hierüber können Dateien und Ordner des InfoStores / Groupware Server mit dem Arbeitsplatzrechner synchronisiert werden. Um dies zu erreichen, muss ein OX Drive Client lokal installiert werden.

Der Anwender selbst kann bestimmen, welche Daten synchronisiert werden sollen.
Hierzu werden bei der Installation zwei Ordner zugeordnet:

  • ein persönlicher Ordner im InfoStore auf dem OX Server

    Abb.: Ordner InfoStore / OX Server
    sowie
  • ein lokaler Ordner auf dem PC / Arbeitsplatzrechner

    Abb.: Ordner PC / Arbeitsplatzrechner

Alle Änderungen, die auf dem Server vorgenommen werden, werden auf den Arbeitsplatzrechner übernommen. Ebenso werden alle Änderungen, die auf dem Arbeitsplatzrechner vorgenommen werden, auf den Server übertragen.

Synchronisiert werden die folgenden Änderungen:

  • Anlegen einer neuen Datei
  • Änderungen am Inhalt einer Datei
  • Umbenennen einer Datei
  • Löschen einer Datei
  • Anlegen eines neuen Ordners
  • Umbenennen eines Ordners
  • Löschen eines Ordners
Letzte Aenderung: 18.05.2020 · Seite drucken