Zur Einrichtung und/oder Teilnahme an Webkonferenzen stellt der Verein Deutsches Forschungsnetz einen Opens external link in new windowVideokonferenzdienst (DFNVC) zur Verfügung, der über Adobe Connect realisiert wird. Das Tool basiert auf Adobe Flash und läuft daher in der Regel auf jedem Rechner.

Das Opens external link in new windowLogin zur Einrichtung einer Webkonferenz erfolgt über eine Authentifizierung mit dem AAI-Dienst des DFN (Shibboleth).

Das Wichtigste in Kürze

Als Mitglied des DFN können alle Beschäftigten der Universität Vechta eine Webkonferenz einrichten. Das erforderliche Login erfolgt über DFN-AAI ("Shibboleth"). Hierfür muss man sich einmalig im IT-Support freischalten lassen, sofern dies nicht schon für die Nutzung der E-Medien der Bibliothek erfolgt ist.

Das Opens external link in new windowLogin erfolgt nach Auswahl der Universität Vechta als Einrichtung mit derselben Kennung wie für das Webmail-Konto (mmustermann+Passwort).

An einer Webkonferenz teilnehmen kann jeder Angehörige der Universität Vechta, also Beschäftigte und Studierende.

Externe Gäste können ebenfalls mit einem entsprechenden Veranstaltungslink zu einer Webkonferenz eingeladen werden, etwa für virtuelle Projekttreffen, Bewerbungsgespräche oder Berufungsverhandlungen.

Die Teilnahme an einer Webkonferenz ist nicht an die Arbeitsräume der Universität gebunden. Da die Anwendung über ein Webportal gestartet wird, kann die Videokonferenz von jedem Ort aus gestartet werden - sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind (s.u.).

Hardware

  • Headset mit Mikrofon und Lautsprecher für Tonübertragung oder
  • Webcam und Mikrofon für Bild- und Tonübertragung oder
  • alternativ auch Verbindung per Opens external link in new windowTelefon
  • Viele Laptops besitzen bereits eine integrierte Kamera mit Mikrofon. Bei Bedarf kann auch eine Webcam mit integriertem Mikrofon im IT-Support (E 134) oder bei der Multimediatechnik (Herr Stoek, E 032) ausgeliehen werden.
  • Eine Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite.
  • Ob Ihr Rechner technisch in der Lage ist, an einer Webkonferenz via Adobe Connect teilzunehmen, können Sie durch Klick auf Opens external link in new windowdiesen Link testen.

Software

Adobe Connect 9 wird in aktuellen Browsern (Firefox, Chrome, IE, Safari) mit Flash Plugin unter Windows und MacOS ausgeführt. Sollten Sie den Flash-Player nicht installiert oder deaktiviert haben, müssen Sie diesen wieder (neu) einrichten. Ebenfalls sollten Sie Pop Up-Blocker ggf. für diese Seite deaktivieren.

Unter Linux gibt es einige Opens external link in new windowEinschränkungen in der Funktionalität.

Die aktuell gültigen technischen Anforderungen von Adobe können Opens external link in new windowhier nachgelesen werden.

Ob Ihr Rechner technisch in der Lage ist, an einer Webkonferenz via Adobe Connect teilzunehmen, können Sie durch Klick auf Opens external link in new windowdiesen Link testen.

  • Audio/Video Multipoint Konferenzen
  • Shared Whiteboard
  • Archiv für Powerpoint-Präsentationen
  • Application und Desktop Sharing (Präsentationen können über einen separaten Bildschirm abgespielt werden)
  • Chat
  • Polling (Abstimmungstool)
  • Aufzeichnung von Konferenzen

Die Universität Vechta ist Mitglied im DFN, daher fallen keine Kosten für die Durchführung oder die Teilnahme an einer Webkonferenz an.

Antworten auf häufige Fragen/Probleme hat das DFN Opens external link in new windowhier zusammengestellt.

Der folgende Abschnitt erläutert Schritt für Schritt, wie eine Webkonferenz über Adobe Connect eingerichtet wird und wie man an einer Konferenz teilnehmen kann.

Weiterführende Informationen finden Sie auch in der Opens external link in new windowKurzanleitung des DFN oder der Opens external link in new windowTU Dresden.

Die Uni Oldenburg hat auch eine Bedienungsanleitung als Video auf Opens external link in new windowYoutube veröffentlicht. Das Konferenztool wird hierbei über ein Plugin in Stud.IP aufgerufen.

Sollte man das erste Mal an einer Webkonferenz mit Adobe Connect teilnehmen, ist es ratsam, zunächst einen Opens external link in new windowVerbindungstest durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Teilnahme am Meeting auch tatsächlich funktioniert.

Einrichtung

Schritt 1

Anmeldung

Rufen Sie die Opens external link in new windowAnmeldeseite des DFN zum Login auf und wählen Sie die Option Anmeldung über DFN-AAI aus, dadurch ist auch die Einrichtung einer Webkonferenz außerhalb der Uni möglich:

 

Wählen Sie im folgenden Dialog die Universität Vechta aus der Liste aus (diese Auswahl wird für das nächste Login gespeichert):

 

Nach der Wahl der Einrichtung muss man sich mit seinen Shibboleth-Benutzerdaten (erster Buchstabe des Vornamens und Nachname als Uni-ID und sein Passwort) anmelden:

 

Bei der ersten Verwendung von Adobe Connect muss man die Benutzerordnung akzeptieren:

Anschließend werden die zur Authentifizierung benötigten Attribute aufgelistet und eine Auswahl angezeigt, ob die Freigabe der angezeigten Informationen für zukünftige Sitzungen gespeichert werden sollen:

 

 

 

Schritt 2

Eine neue Webkonferenz einrichten

Nach der Anmeldung wird man auf die Übersichtsseite vom DFNVC geleitet, wo man zunächst alle erstellten und gespeicherten Konferenzen, Aufzeichnungen und Schulungen einsehen kann:

 

Über den Button Erstellen kann ein neues Meeting erstellt werden. Bei dem Erstellen einer Webkonferenz können einige Informationen/Parameter festgelegt werden:

  • (1) Festlegung eines Namens für die Konferenz.
  • (2) Festlegung eines individuellen Links für die Veranstaltung (optional).
  • (3) Beschreibung der Konferenz (z.B. Ablauf, Teilnehmer etc.).
  • (4) Zugang zur Webkonferenz: Es ist festzulegen, ob nur ein definierter Nutzerkreis (bereits beim DFN für Webkonferenzen registrierte Nutzer) und/oder alle Personen, die Kenntnis von der festgelegten URL der Webkonferenz haben (Gäste), Zutritt bekommen sollen.
  • (5) Zusätzlich kann optional noch ein Passwort festgelegt werden, das zum Betreten der Webkonferenz notwendig ist.

 

Nur, wer schon einmal als Nutzer im DFNVC registriert wurde, wird (unabhängig von der ausrichtenenden Institution) in der Auswahlliste geführt:

Zum Abschluss erhält man eine Zusammenfassung zur neu eingerichteten Webkonferenz, Einzelheiten können später noch geändert werden:

Schritt 3

Teilnahme an einer Webkonferenz

Als Teilnehmer einer Konferenz bekommt man eine Einladung vom Veranstalter per E-Mail. In der E-Mail stehen im Wesentlichen die Anfangs/Endzeit, eine kleine Beschreibung des Meetings und der Link zum beitreten der Webkonferenz:

Sollte man das erste Mal an einer Webkonferenz mit Adobe Connect teilnehmen, ist es ratsam, zunächst einen Opens external link in new windowVerbindungstest durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Teilnahme am Meetting auch tatsächlich funktioniert.

Durch Aufruf des erhaltenen Webkonferenz-Links wird man zur Anmeldeseite weitergeleitet. Dort bekommt man die Möglichkeit, als Gast oder als registrierter Teilnehmer (Login per DFN-AAI) an der Webkonferenz teilzunehmen:

 

Bei der ersten Verwendung von Adobe Connect kann es schließlich noch erforderlich sein, die fehlenden Adobe-Add-Ins nachzuinstallieren. Nach der Installation kann der Link erneut geöffnet werden, um der Konferenz beizutreten.

Schritt 4

Meeting-Oberfläche

Die Meetingoberfläche dient zur Einstellung von Mikrofon und Webkamera, gibt eine Übersicht über die weiteren Teilnehmer an dem Webmeeting und erlaubt eine Interaktion mit diesen.

Bei der ersten Anmeldung öffnet sich zunächst ein Info-Fenster mit einer Kurzbeschreibung der Funktionsweise des Tools. Durch Ankreuzen eines entsprechenden Kästchens kann diese Meldung für zukünftige Besuche deaktiviert werden:

 

 

Die Menüleiste ist aufgeteilt in die Rubriken "Meeting", "Layouts", "Pods" und "Audio":

Startbildschirm Adobe Connect

Unter dem Punkt Meeting können die Meetinginformationen und der Zugriff auf das Meeting diffenziert verwaltet werden. Außerdem kann hier eine Aufzeichnung gestartet werden, die dann später unter "Meine Aufzeichnungen" auf der DFN-Übersichtsseite abgerufen werden kann, die sich nach Login via Shibboleth öffnet.

Die Punkte Layouts und Pods dienen zur Anpassung der Meetingoberfläche. Es können verschiedene fertige Layouts ausgewählt oder einzelne Funktionen an- oder abgewählt werden.

Der Punkt Audio ist nur für den Veranstalter sichtbar, hier können Ton-Einstellungen für die einzelnen Teilnehmer festgelegt werden.

Die Meeting-Oberfläche enthält mehrere Fenster, deren Anordnung automatisch anhand der verschiedenen Layouts in der rechten Systemleiste (oder unter dem Menüpunkt "Layouts") oder manuell durch Verschieben oder Größenänderung angepasst werden können.

 

Im Fenster Kamera und Ton kann die Webcam gestartet werden (1). Außerdem kann vom Veranstalter und den Moderatoren das Layout für die Webcam-Übertragungen gewechselt werden (2):

 

Nachdem „Meine Webcam starten“ gewählt wurde, erhält man eine Vorschau des Webcambildes. Im Vorschaumodus kann nur der Nutzer die angezeigte Übertragung sehen, erst durch das Klicken auf den Freigabe starten-Button können auch die anderen Teilnehmer der Konferenz die eigene Videoübertragung sehen:

 

Das Fenster Teilnehmerliste fasst alle Webmeeting-Teilnehmer in den drei Statusgruppen zusammen:

Nach einem Login sowohl als Gast als auch als registrierter Benutzer bekommt man automatisch die Rolle Teilnehmer zugewiesen. Hier hat man nur das Recht zum Zuhören und Zuschauen. Man darf selbst nichts senden und sagen. Die Einstellmöglichkeiten sind auf die notwendigsten Punkte beschränkt.

Der Veranstalter hat Administratorrechte und Vollzugriff auf alle Funktionen. Er kann allen anderen Teilnehmern nachträglich die Rechte eines "Moderators" zuweisen. Diese Rolle ist für die Online-Kollaboration sinnvoll und sollte nach Möglichkeit allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Die Moderatoren werden dazu eingesetzt, den Veranstalter zu entlasten und haben daher ähnliche Rechte wie der Veranstalter, es kann mehrere Moderatoren geben. Als Moderator kann man selbst Audio und Video senden

 

 

Der Veranstalter und die Moderatoren haben die Möglichkeit, die Teilnehmer in einzelne Arbeitsgruppen einzuteilen. Diese Arbeitsgruppen sind komplett voneinander getrennt. Teilnehmer in verschiedenen Arbeitsgruppen können nur über private Chats miteinander kommunizieren:

 

Alle Teilnehmer der Konferenz haben die Möglichkeit, in der Teilnehmerliste die einzelnen Kommentare bzw. den Status der übrigen Konferenzteilnehmer einzusehen:

 

Im Chatfenster wird beim Betreten der Konferenz der Öffentliche Chat aufgerufen. In den Chateinstellungen können neben Layout-Einstellungen auch noch weitere private Chats mit anderen Teilnehmern, Moderatoren oder dem Veranstalter eröffnet werden:

Schritt 5

Bild & Ton

In der Menüleiste sollten Sie zunächst die grundlegenden technischen Einstellungen vornehmen, um mit den übrigen Teilnehmern kommunizieren zu können.

Durch das Anklicken des Lautsprecherbuttons kann der eingestellte Lautsprecher ein- oder ausgeschaltet werden. Über den kleinen Pfeil daneben können weitere Optionen gewählt werden. Sollten mehrere Wiedergabegeräte verfügbar sein, kann hier eingestellt werden, welches Ausgabegerät verwendet werden soll:

 

Durch das Anklicken des Mikrofonbuttons kann das eingestellte Mikrofon ein- und ausgeschaltet werden. Über den kleinen Pfeil kann hier auch das entsprechende Aufnahmegerät gewählt werden:

 

Durch das Anklicken des Kamerasymbols kann die vorher eingestellte Kamera ein- und wieder ausgeschaltet werden. Über den kleinen Pfeil kann entsprechende Kamera gewählt werden und es können die Webcams der Teilnehmer aktiviert werden:

 

Über das winkende Personen-Icon können Sie sich beim Meeting-Veranstalter bemerkbar machen. Es gibt verschiedene Kommentare, die Sie so schnell per Klick absetzen können:

 

 

Schritt 6

Freigaben

Der Veranstalter und die Moderatoren haben die Möglichkeit, Freigaben zu erteilen. Dabei wird unterschieden zwischen Bildschirm-, Dokumenten- und Whiteboard-Freigabe:

 

Bei der Bildschirmfreigabe gibt es mehre Freigabe-Möglichkeiten. Es können einzelne Bildschirme (falls vorhanden), Anwendungen oder Tabs/Fenster freigeben werden. Hierüber können z.B. selbst erstellte Powerpoint-Präsentationen abgespielt werden:

 

Über die Option Dokument freigeben können vorbereitete Dateien und Dokumente für die Teilnehmer freigegeben werden. Das Hochladen von Dokumenten wird über die Option "Arbeitsplatz durchsuchen" ermöglicht:

 

Der Veranstalter und die Moderatoren haben auch die Möglichkeit, ein Whiteboard zum Zeichnen und Schreiben für die Teilnehmer bereitzustellen. Das Whiteboard kann als „Notizblock“ oder als „Schmierzettel“ genutzt werden:

Letzte Aenderung: 26.08.2019 · Seite drucken

Webkonferenz mit Adobe Connect

Zur Verfügung gestellt vom Deutschen Forschungsnetz (DFN)