Im April 2019 wurde in den Verwaltungseinheiten des Dienstleistungsbereichs der Universität eine Befragung mittels eines 7 Fragen umfassenden Online-Fragebogens durchgeführt. Die Befragungsergebnisse helfen bei der weiteren Planung der flächenhaften Ausrollung des Dokumentenmanagementsystems d3, indem Erkenntnisse gewonnen werden

  • zum Stand der Digitalisierung in den einzelnen Verwaltungseinheiten der Universität (bereits eingesetzte Tools zur Erfassung, Bearbeitung, Weitergabe von Dateien und Informationen),
  • zu möglichen Einsatzfeldern eines DMS in Abgrenzung zu bereits existierenden Systemen,
  • zu technischen Bedarfen in Form von Lizenzen und Speicherplatz.

Eine weitere Vertiefung der Erkenntnisse erfolgt in den nächsten Wochen in Form von Interviews in den einzelnen Fachabteilungen. Das Ergebnis wird eine Prioritätenliste von Anwendungsfällen sein, die insbesondere als Grundlage für die zeitliche und wirtschaftliche Planung der weiteren Ausrollung dienen und Basis für das Rollen-/Rechtemanagement sowie die Strukturierung des Ablagesystems (Aktenplan) sein wird.

Die folgenden Informationen fassen die Ergebnisse der Befragung anhand der einzelnen Fragenkomplexe zusammen.

Befragungsergebnisse

Bewertung der Funktionalitäten 1) Dokumentenmanagement, 2) Dokumentenablage, 3) Langzeitarchivierung und 4) Workflows von 1 (eher wenig Bedeutung) bis 4 (sehr hohe Bedeutung) für die einzelnen Verwaltungsbereiche:

Bewertung

Die Beschäftigten aus dem Dienstleistungsbereich der Universität arbeiten bereits mit einer Vielzahl unterschiedlicher IT-Tools zur Unterstützung der internen Arbeitsabläufe:

  1. SAP: Zentrales Werkzeug für das Personalwesen und die Finanzbuchhaltung
  2. Stud.IP: Lehrveranstaltungsmanagement, Projekträume für Forschungsverbünde, Personalportal (Zeitnacherfassung, Fort- und Weiterbildung), Raumverwaltung, Vertragsdatenbank
  3. HIS-Produkte, DoSV: Student-Life-Cycle (Bewerbung, Zulassung, Einschreibung, Prüfungen)
  4. Academic Cloud: Kollaboratives Arbeiten an Dokumenten und Dateiaustausch
  5. UniCloud: Dateiaustausch intern und extern, Home Office
  6. Netzlaufwerke: Dateiaustausch und -bearbeitung im Team
  7. Internet/Intranet: Informationen für Externe/Interne, Formulare
  8. MS Exchange: E-Mail-Versand, Terminplanung
  9. MS Office: Vielfältige Nutzung in der Verwaltung
  10. ZEvA, ELIAS (extern): Akkreditierungstools
  11. VeDaB (extern): Veranstaltungsmanagement (ZfLB)

Die in der Befragung benannten Einsatzgebiete des DMS sind vielfältig und reichen von der einfachen Dateiablage und -bearbeitung bis hin zur Langzeitarchivierung und dem Prozessmanagement:

  • Gremienverwaltung
  • Vertragsdatenbank
  • Fotodatenbank (Marketing)
  • Amtliche Mitteilungsblätter, Ordnungen, Richtlinien, Dienstanweisungen
  • Weitergabe von Erlassen, Ausschreibungen, Anfragen
  • Berichtspflichten
  • Verwaltung Gasthörende, Gastdozenten, international Studierende, Studentische Hilfskräfte
  • Dokumentation von Baumaßnahmen
  • Verwaltung von Schlüsselanträgen
  • Einstellungsprozess, Raumvergabe, Ausscheiden
  • Akkreditierungsdokumente
  • Wirtschaftliche Tätigkeiten
  • Studierenden-Akte
  • Elektronische Rechnungsverarbeitung
  • Haushalts- und Budgetplanungen
  • ...

Schnittstellen zu anderen IT-System und eine klare Abgrenzung zu diesen sind vor Einführung grundsätzlich festzulegen, um Parallelentwicklungen zu vermeiden und eine Effizienzsteigerung zu realisieren:

  • SAP: Wird vom CCC in Hannover gehostet und soll im Personal- und Finanzwesen hinsichtlich der Prozessabbildung in den nächsten Jahren deutlich ausgebaut werden.
  • HIS-Produkte: Werden für die Studierendenverwaltung eingesetzt und mit neuen Produkten für die HISinOne-Plattform in den nächsten Jahren weiter ausgebaut. Eine wichtige Schnittstelle ist die Einführung der elektronischen Studierendenakte im DMS.
  • Academic Cloud/UniCloud: Für einfache Anwendungsfälle ist die Bereitstellung und kollaborative Bearbeitung in der Cloud ausreichend.
  • Stud.IP: Ist das geeignete Tool im Lehr- und Lernumfeld, hierauf haben auch Studierende Zugriff.
  • Intranet: Das DownloadCenter bleibt für die einfache Bereitstellung hausinterner Formulare, Anleitungen etc. bestehen.
  • Forschungsinformationssystem (FIS): Wird bei geplanter Einführung sämtliche Aspekte des Forschungsmanagements abdecken, auch die leistungsorientierte Mittelvergabe (LOM).
Letzte Aenderung: 18.05.2020 · Seite drucken