Hintergrund

In den nächsten Monaten wird ein Dokumentenmanagmentsystems (DMS) für die einzelnen Verwaltungseinheiten der Universität eingeführt. Eine wichtige Grundlage ist eine Bedarfserhebung, die im April 2019 in den jeweiligen Einheiten durchgeführt wurde. Daraus werden die Anforderungen und Prioritäten für eine uniweite Einführung des DMS abgeleitet.

Basis für die Bedarfserhebung war auch die Befragung zum Intranet im September 2018 durch das Dez. 1 und das Marketing. Dabei sind die Einsatzgebiete des DMS abzugrenzen gegenüber den weiteren IT-Werkzeugen an der Uni Vechta, Schnittstellen zu anderen Systemen sind mitzudenken.

Ein Überblick zur Thematik ist in einer Powerpoint-Präsentation zusammengefasst.

 

DMS-Funktionalitäten
 

Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagment dient dazu, Dokumente im Austausch miteinander zu bearbeiten und für einen definierten Kreis von Anwender*innen bereitzustellen. Überarbeitungsstände werden durch eine Versionierung abgebildet, Arbeitsabläufe über Fristen und automatische Wiedervorlagen unterstützt.
 
Dokumentenablage und -archivierung

Finale Dokumente werden in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. Sie können dann nicht mehr verändert werden und werden je nach gesetzlichen Auflagen für einen definierten Zeitraum gespeichert und danach automatisch gelöscht. Die Recherche von Dokumenten erfolgt mittels Metadaten (Dokumenteigenschaften), anhand des ent­hal­tenen Textes selbst sowie durch die strukturierte Ablage der Dokumente in einem Aktenplan.

Workflows

Geschäftsprozesse, an denen verschiedene Abteilungen mit unterschiedlicher Funktion beteiligt sind, werden im DMS als Workflows abgebildet. Dies dient zur Automation der Abläufe und zur Sichtbarmachung des jeweiligen Arbeitsfortschritts. Die Arbeitsabläufe werden nach einer festzulegenden Reihenfolge und Zuständigkeit durch Prozessbeteiligte im DMS definiert - von der Erstellung des Dokuments, über die rollengestützte Prüfung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

 

Letzte Aenderung: 09.07.2019 · Seite drucken

 

Federführung: AG DMS

Ziele und Themen
Erarbeitung eines Konzepts zur uniweiten Einführung eines DMS zur Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsvorgängen im Dienstleistungsbereich.

Ansprechpersonen

Vanessa Stoek
Daniel Engelmann
Gunther Schmidt