In Finanzierung durch das Land Niedersachsen wurde in Zusammenarbeit mit dem Anbieter ownCloud und der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung Göttingen (GWDG) die gemeinsame Kollaborationsplattform Academic Cloud entwickelt.

Der Service bietet allen Studierenden, Lehrenden und Mitarbeiter*innen der niedersächsischen Hochschulen die Möglichkeit, unentgeltlich Daten im Umfang von bis zu 50 GB in einer eigenen Cloud abzulegen und mit anderen Nutzern zu teilen bzw. gemeinsam zu bearbeiten.

Der Datenaustausch in der Academic Cloud bildet die Basis für weitergehende Kollaborationsfunktionen, die im Jahr 2018 hinzukommen – wie zum Beispiel Office-Funktionalitäten oder andere Softwareanwendungen. Forschende können wiederum Daten mit anderen Personen, Gruppen oder Projekten auf kontrollierte Weise teilen und kollaborative Services zusammen nutzen.

Um auf die Academic Cloud zugreifen zu können, benötigen Studierende und Mitarbeiter*innen der
Hochschulen lediglich eine gültige Uni-Kennung (Nutzername und Passwort). Hierfür wird der Authentifizierungsdienst DFN-AAI (Shibboleth) genutzt, für den man sich beim IT-Support einmalig freigeschaltet haben muss, ggf. bereits zur kostenlosen Nutzung der E-Medien der Bibliothek.

Ein kurzer Opens external link in new windowFilm bietet einen ersten Einstieg zum Login und den Funktionalitäten Ihres AcademicCloud-Accounts.

Das Wichtigste in Kürze

Alle Beschäftigten und alle Studierenden der Universität Vechta können die Academic Cloud nutzen. Das erforderliche Login erfolgt über DFN-AAI ("Shibboleth"). Hierfür muss man sich einmalig im IT-Support freischalten lassen, sofern dies nicht schon für die Nutzung der E-Medien der Bibliothek erfolgt ist.

Das Opens external link in new windowLogin erfolgt nach Auswahl der Universität Vechta als Einrichtung mit derselben Kennung wie für das Webmail-Konto (mmustermann+Passwort bzw. s123456+Passwort).

Jeder Universitätsangehörige kann maximal 50 GB Speicherplatz nutzen, egal ob Mitarbeiter*in oder Student*in.

Die Nutzung des Clouddienstes ist nicht an die Arbeitsräume der Universität gebunden. Gerade darin besteht im Vergleich zur Nutzung von Netzlaufwerken der große Vorteil von Academic Cloud.

Da die Anwendung über den Browser aufgerufen wird, ist der Dienst auch unabhängig vom Betriebssystem oder der Hardwareaustattung.

Die Academic Cloud wird im Auftrag des MWK von der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung (Opens external link in new windowGWDG) in Göttingen betrieben. Die GWDG ist eine gemeinsame Einrichtung der Georg-August-Universität Opens external link in new windowGöttingen und der Opens external link in new windowMax-Planck-Gesellschaft.

Der Service ist für 210.000 Nutzer konzipiert und stellt in seiner jetzigen Ausbaustufe einen Gesamtspeicherplatz von 5 Petabyte (5.000 Terabyte) zur Verfügung. Die Academic Cloud basiert auf der Technologie von ownCloud 10 Enterprise und wird allen Hochschulen in Niedersachsen zur Verfügung gestellt.

Die Plattform wird an drei Standorten der GWDG in Göttingen gehostet und ist redundant ausgelegt. Die Datenbank wird über 3 Galera-Server betrieben, die Daten selbst sind in einem 12 Knoten Ceph Cluster gespeichert, welcher über die 3 Standorte verteilt ist. Durch Erasure Codings dürfen bis zu 4 Server komplett kaputt gehen, bevor es zu einem Datenverlust käme.

Wichtig: Es gibt kein Backup dieses Object Store Clusters. Die Academic Cloud sollte daher als Sync- und Share-Dienst genutzt werden, sie ersetzt keine Langzeitarchivierung oder ein herkömmliches Backup-System.

Die Authentifizierung wird über den DFN-AAI-Dienst ("Shibboleth") realisiert, so dass nur Universitätsangehörige aus dem DFN-Verbund Zugriff auf diesen Dienst haben. Die Anmeldung findet dabei immer an der Hochschule des Teilnehmers statt, Passwörter werden nicht übertragen.

Die Konten von ausgeschiedenen Mitarbeiter*innen oder exmatrikulierten Student*innen werden automatisch zeitnah gelöscht.

Der Funktionsumfang wird in den kommenden Monaten weiter ausgebaut um zusätzliche Kollaborationswerkzeuge. Folgende Funktionen sind bereits jetzt möglich:

  • Datei-Up- und Download für den Kontobesitzer, bis zu 50 GB sind nutzbar.
  • Teilen von Dateien und Ordnern mit anderen registrierten Benutzern, aber auch Externen per URL-Link.
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dateien mit Versionierung und Aktivitätsübersicht.
  • Zugriff auf Dateien per Webbrowser auch außerhalb der Universität, plattformunabhängig (Windows, Apple, Linux).

Der folgende Abschnitt erläutert Schritt für Schritt, wie man ein Konto in der Academic Cloud anmeldet und nutzen kann.

Weiterführende Informationen finden Sie auch in der Opens external link in new windowAnleitung der GWDG (engl.) oder der Universität Opens external link in new windowHildesheim.

Schritt 1

Anmeldung

Wichtig: Das erforderliche Login erfolgt über DFN-AAI ("Shibboleth"). Hierfür muss man sich vorher einmalig im IT-Support freischalten lassen.

 

1) Rufen sie folgende Seite im Browser auf: https://academiccloud.de:

 

2) Klicken Sie hier auf Login und wählen Sie Über DFN AAI anmelden:

 

3) Wählen Sie im Auswahlfeld die Universität Vechta aus und klicken Sie auf Weiter:

 

4) Geben Sie Ihre Uni-ID (z.B. mmustermann; s123456) und Ihr Passwort für E-Mail-Postfach ein:

Die beiden Kästchen  über dem "Anmelden"-Button müssen nicht angekreuzt werden.

 

5) Beim erstmaligen Login erscheint zunächst eine Nutzungserklärung, der Sie am Ende zustimmen müssen, um den Cloud-Dienst nutzen zu können.

 

6) Bei der ersten Anmeldung wird ein neuer Account erstellt. Dies kann bis zu drei Minuten dauern.

Bei erfolgreichem Login sollte Ihre Startseite ähnlich wie die Folgende aussehen:

Schritt 2

Datei-Verwaltung

Der folgende Abschnitt erläutert, wie Dateien in die eigene Cloud hochgeladen und weiterverarbeitet werden können.

1) Durch Klick auf das Cloud-Symbol im Anmeldebildschirm, das anzeigt, wieviel von den 50 GB persönlichem Speicherplatz noch verfügbar ist, gelangt man auf die Übersichtsseite der eigenen Cloud. Hier werden die hochgeladenen Dateien und angelegten Unterordner angezeigt.

 

2) Mit dem "+"-Symbol in der oberen Navigation können Sie den Dialog zum Upload von Ihren Dateien aufrufen. Sie können auch einfach Dateien von Ihrem Rechner per Maus in das zentrale freie Feld der Übersicht ziehen, um diese hochzuladen.

Zusätzlich können Sie in diesem Dialog auch Textdateien erstellen oder Unterordner anlegen, die Sie später mit Dateien füllen und auch freigeben können (s. Schritt 3):

3) Hochgeladene Dateien können einfach per gedrückter Maustaste in andere Ordner verschoben werden. Sollte eine neu angelegte Textdatei oder ein Ordner nicht automatisch angezeigt werden, laden Sie die Seite per "F5" im Browser neu.

4) Wenn Sie auf die 3 Punkte (...) in der rechten Leiste neben dem Dateinamen klicken, erhalten Sie weitere Optionen zum Verarbeiten der Datei:

 

  • Details: Hier werden zusätzliche Informationen zur hochgeladenen Datei angezeigt.
  • Umbenennen: Hier kann der Name der gespeicherten Datei geändert werden.
  • Herunterladen: Die Datei wird per Mausklick auf den eigenen Rechner gespeichert. Ordner werden als zip-Datei gespeichert.
  • Löschen: Die Datei wird durch Anklicken gelöscht.

 

5) Über die Suchleiste können Sie nach Dateien suchen. Geben Sie dazu den gesamten oder Teile des Dateinamens ein:

 

6) Wenn Sie Dateien hervorheben wollen, klicken Sie auf den Stern neben dem Dateinamen:

 

7) Die Anzeige der hochgeladenen Dateien und Ordner kann durch einige Filteroptionen in der linken Werkzeugleiste angepasst werden:

 

  • Standardmäßig werden Alle Dateien angezeigt.
  • Dateien, die durch einen Klick auf den Stern markiert wurden, können durch Klick auf Favoriten ausgewählt werden.
  • Ordner und Dateien, die von von anderen für Sie  freigegeben/geteilt wurden, werden durch Wahl von Mit Dir geteilt gefiltert (s. Schritt 4).
  • Ordner und Dateien, die von von Ihnen für andere freigegeben/geteilt wurden, werden durch Wahl von Von Dir geteilt gefiltert (S. Schritt 4).

 

 

Schritt 3

Dateien teilen

Der folgende Abschnitt erläutert, wie Sie Ihre eigenen Dateien und ganze Ordner in der Cloud mit anderen teilen können. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen Freigaben und Links.

 

1) Wollen Sie Ordner/Dateien für Personen freigeben, die ebenfalls einen Account für die Academic Cloud besitzen, klicken Sie auf das Teilen-Symbol neben dem Dateinamen:

 

2) Wählen Sie nun die Option Nutzer und Gruppen und geben Sie im Eingabefeld die E-Mail-Adresse der Zielperson ein. Wichtig: Diese Person muss ebenfalls ein Konto in der Academic Cloud besitzen.

 

3) Nach kurzer Zeit wird das Konto dieser Person zum Anklicken angezeigt:

5) Wenn Sie möchten, dass die eingetragene Person die Datei zwar lesen, aber nicht bearbeiten kann, entfernen Sie den Haken im entspechenden Kästchen. Um das Teilen der Datei aufzuheben, klicken Sie auf das entsprechende Löschen-Symbol::

 6) Alle geteilten Datein sind links in der Auswahlliste unter der Rubrik Von Dir geteilt abrufbar:

7) Wollen Sie die Dateien/Ordner mit externen Dritten teilen, die kein Own Cloud-Konto haben, können Sie einen Link generieren. Wählen Sie hierfür die Option Öffentliche Links, nachdem Sie auf das Teilen-Symbol geklickt haben. Klicken Sie anschließend auf Öffentlichen Link erstellen:

8) Im folgenden Dialog-Fenster können Sie einige Einstellungen vornehmen:

Sie können

  • den Link-Namen verändern,
  • die Zugriffsmöglichkeiten beschränken,
  • ein Passwort für den Zugriff festlegen,
  • ein Ablaufdatum für die Gültigkeit des Links festlegen,
  • und ggf. eine E-Mail-Adresse eintragen, falls der Link direkt verschickt werden soll.

Nachdem Sie den Taste Speichern bzw. Teilen angeklickt haben, können Sie aus 4 Optionen auswählen:

  • den Link in die Zwischenablage kopieren,
  • den Link noch einmal bearbeiten,
  • den Link über Soziale Netzwerke verteilen,
  • den Link wieder löschen.

 9) Auch über alle mit einem Link geteilten Dateien sind links in der Auswahlliste unter der Rubrik Geteilt über einen Link abrufbar:

Schritt 4

Dateien geteilt bekommen

Analog zu den Möglichkeiten, eigene Dateien mit anderen auszutauschen, gilt dies auch für Dateien, die andere über die Academic Cloud zur Verfügung stellen.

1) Wenn man selbst ein Konto in der Academic Cloud hat, findet man von anderen geteilte Dateien und Ordner in der Ansicht unter der Rubrik Mit Dir Geteilt:

 

2) Auch für diese Dateien lassen sich weitere Optionen durch Klick auf das ...-Symbol aufrufen:

  • Details zur Datei können abgefragt werden,
  • die Datei kann umbenannt werden,
  • die Datei kann heruntergeladen werden (sie wird im Downloadordner des Browsers abgelegt),
  • die Freigabe der Datei kann aufgehoben werden (sofern man die Rechte dafür hat).

3) Wenn Sie über einen zugesandten Link Zugriff auf eine Datei bekommen haben, erhalten Sie nach dem Aufrufen der URL folgende Übersicht:

4) Auch hier haben Sie mehrere Optionen:

  1. Download der Datei,
  2. Hinzufügen zum eigenen Cloud-Konto,
  3. Voransicht des Inhalts der Datei.

5) Sollte für den Link ein Passwort vergeben worden sein, müssen Sie dieses zunächst korrekt eingeben:

Schritt 5

Logout

Die Funktion zum Logout ist derzeit noch in Bearbeitung durch die GWDG Göttingen.

Zwar können Sie rechts oben im Fenster auf Ihren Namen klicken, das Menü aufklappen und auf den Eintrag "Sign Out" klicken. Dies hat allerdings keine Auswirkung:

Eine sichere Abmeldung erfolgt zurzeit nur, wenn der Browser geschlossen wird. Sie sollten bei längerer Abwesenheit vom Rechner zumindest den Tab im Browser schließen.

Schritt 6

Bekannte Fehler

 

1) Fehler beim Login über DFN-AAI "Shibboleth"

Sollten Ihre eingegebenen Nutzerdaten (mmustermann/s123456, Webmail-Passwort) nicht akzeptiert werden, haben Sie sich wahrscheinlich vertippt oder sind noch nicht für "Shibboleth" freigeschaltet. Sie können dies zu den übllichen Servicezeiten im Opens internal link in current windowIT-Support nachholen.

 

2) Falsche Anzeige im Webportal nach Login

Bei bestimmten Browsereinstellungen, u.a. bei Nutzung von bestimmten Adblockern oder dem Abblocken von Cookies, kann es vorkommen, dass das Login scheinbar nicht erfolgreich war, ohne dass eine Fehlermedlung erscheint:

  • Nach dem Login wird statt der zur Verfügung stehenden "50 GB" "0 GB" oder nur "GB" angezeigt.
  • Nach dem Login landen Sie scheinbar wieder im Login-Fenster.

 

In beiden Fällen kann es helfen, oben links auf das Logo "Academic Cloud" zu klicken. Meist wird anschließend das zur Verfügung stehende Speichervolumen korrekt angezeigt. Auch ein Reload der Seite (Strg+F5) kann in solchen Fällen helfen.

 

3) Eine geteilte Datei wird bei einer freigeschalteten Person nicht angezeigt

Dies tritt häufig auf, wenn sich der/die Betreffende zuvor noch nicht vollständig in seinem Benutzerkonto angemeldet hat. Es erscheint dann folgende Fehlermeldung:

Ursache ist, dass es nicht ausreicht, den Login-Prozess einmal erfolgreich auszuführen, damit man zukünftig vom System als Mitglied der Academic Cloud erkannt wird (Schritt 1 unter "Wie funktioerniert das Ganze im Detail"). Man muss auch vom Anmeldeportal bis in die Dateiübersicht geklickt haben (Schritt 2 unter "Wie funktioniert das Ganze im Detail"). Dies muss ebenfalls vorab einmal geschehen sein, bevor eine andere Person eine Datei für diesen Nutzer freigeben kann.

 

 

Neben der Möglichkeit, Ordner und Dateien mit anderen Personen zu teilen, können freigegebene Dokumente auch gemeinsam bearbeitet werden. Als Kollaborationswerkzeug hierfür wurde die Erweiterung Opens external link in new windowOnly Office implementiert.

Mit diesem Tool können z.B. MS Office-Dateien wie Word-Dokumente oder Excel-Tabellen, mit vorher festgelegten NutzerInnen gemeinsam, auch simultan, bearbeitet werden. Zusätzlich bietet das Tool Kommentar- und Chat-Funktionen sowie die Möglichkeit, Änderungen nachzuverfolgen, wie es vom Änderungsmodus in MS Word bekannt ist.

Unterschiedliche Bearbeitungsstände sind über eine Versionierung rückverfolgbar. Ebenso werden alle Aktivitäten aufgezeichnet, z.B. die Änderung oder Freigabe der Dateien für weitere Berechtigte.

 

 

Aktivitäten und Versionen

Einen Überblick über alle 1) Aktivitäten, 2) Kommentare, 3) Freigaben und 4)  Bearbeitungsversionen zu einer Datei erhält man durch Aufruf der Details oder indem man direkt auf die Dateigröße oder das Datum der letzten Änderung rechts in der Liste klickt:

 

Unter der Rubrik Aktivitäten sind alle Informationen chronologisch aufgeführt, die für diese Datei ausgeführt wurden. Dazu gehören sowohl Dateifreigaben per Link oder an bestimmte Personen als auch Dateiänderungen.

Mit dem Reiter Kommentare lassen sich kurz Texte zur Datei verfassen. Das können bspw. Beschreibungen sein, wichtige Hinweise oder Angaben zur Quelle oder Vertraulichkeit.

Über den Reiter Teilen kann die Datei per Link oder persönliche Freigaben anderen zugänglich gemacht werden. Dazu wird aufgelistet, welche Freigaben schon existieren bzw. ob es schon einen Link gibt. Je nach dem, ob ein Link oder eine persönliche Freigabe für die Datei erstellt wurde, wird ein Kettensymbol (Link) oder eine Verzweigungssymbol (Freigabe) hinter dem Dateinamen mit dem Zusatz "Geteilt" angezeigt. Weitere Einzelheiten zum Teilen von Ordnern/Dateien finden Sie unter Schritt 3 in Wie funktioniert das Ganze im Detail.

In der Rubrik Versionen schließlich werden die einzelnen Beabeitungsstände einer geteilten Datei angezeigt, sofern diese mit Only Office in der Academic Cloud bearbeitet wurde. Jede dieser Versionen kann wieder zur Ausgangsdatei zurückgewandelt werden, indem der Button "Wiederherstellen" rechts vom Dateinamen angeklickt wird.

Bearbeitungsmodus

In den Bearbeitungsmodus via Only Office gelangt man duch Anklicken des Dateinamens. Alternativ kann man auch das Detail-Menü öffnen und die gewünschte Option explizit auswählen:

 

Im Reiter Zusammenarbeit kann man grundsätzlich definieren, ob alle vorgenommenen Änderungen sofort für andere sichtbar sind (Schnell) oder explizit vom Bearbeiter durch Speichern freigegeben werden müssen (Formal). Standardmäßig ist die Option "Schnell" voreingestellt.

 

Die Menüleiste enthält außerdem weitere Reiter mit den üblichen Schaltflächen zur Formatierung des Textes (Startseite) und zum Einfügen zusätzlicher Objekte (Einfügen) sowie zum Ändern des Seitenlayouts (Layout) zur Verfügung. Spezielle Funktionen und Medienarten (z.B. Videos) lassen über den Reiter Plugins einbauen.

 

 

Änderungsmodus

Zur Dokumentation von vorgenommenen Änderungen lässt sich wie in MS Word der Änderungsmodus ("Nachverfolgen von Änderungen") aktivieren.

Jede Änderung wird unter Angabe der/s Bearbeiterin/s und des Änderungsdatums angezeigt. Außerdem gibt es die üblichen Möglichkeiten, zur nächsten/vorigen Änderung zu springen, die Änderungen anzunehmen oder abzulehnen und Textkommentare einzufügen.

Chatten und Kommentieren

Zur indirekten und direkten Kommunikation innerhalb eines Textentwurfs können über die entsprechenden Schaltflächen im Reiter Zusammenarbeit Kommentare und Chats eingefügt werden. Auch hier wird eingeblendet, von wem die Anmerkungen stammen und wann sie eingetragen wurden. Es ist auch möglich, direkt auf einen Kommentar zu antworten.

Kommentare können sich auf einen markierten Textabschnitt beziehen, der dann farblich hervorgehoben wird. Wird keine Textstelle markiert, wird dieser in der Übersicht angezeigt, die in der linken Tool-Leiste aufgerufen werden kann:

 

Analog wird mit dem Einfügen von Chats verfahren. Auch diese lassen sich über das entsprechende Tool in der linken Werkzeugleiste aufgerufen werden.

 

Ungelesene Kommentare/Chats werden in der Übersicht mit einem orangefarbenen Flag versehen:

Die Universität Vechta ist Mitglied der LANIT, dem Länder-Arbeitskreis Niedersachsen für Informationstechnik, daher fallen keine Kosten für die Nutzung des Cloud-Dienstes an.

1) Fehler beim Login über DFN-AAI "Shibboleth"

Sollten Ihre eingegebenen Nutzerdaten (mmustermann/s123456, Webmail-Passwort) nicht akzeptiert werden, haben Sie sich wahrscheinlich vertippt oder sind noch nicht für "Shibboleth" freigeschaltet. Sie können dies zu den übllichen Servicezeiten im Opens internal link in current windowIT-Support nachholen.

 

2) Falsche Anzeige im Webportal nach Login

Bei bestimmten Browsereinstellungen, u.a. bei Nutzung von bestimmten Adblockern oder dem Abblocken von Cookies, kann es vorkommen, dass das Login scheinbar nicht erfolgreich war, ohne dass eine Fehlermedlung erscheint:

  • Nach dem Login wird statt der zur Verfügung stehenden "50 GB" "0 GB" oder nur "GB" angezeigt.
  • Nach dem Login landen Sie scheinbar wieder im Login-Fenster.

In beiden Fällen kann es helfen, oben links auf das Logo "Academic Cloud" zu klicken. Meist wird anschließend das zur Verfügung stehende Speichervolumen korrekt angezeigt. Auch ein Reload der Seite (Strg+F5) kann in solchen Fällen helfen.

 

3) Eine geteilte Datei wird bei einer freigeschalteten Person nicht angezeigt

Dies tritt häufig auf, wenn sich der/die Betreffende zuvor noch nicht vollständig in seinem Benutzerkonto angemeldet hat. Es erscheint dann folgende Fehlermeldung:

Ursache ist, dass es nicht ausreicht, den Login-Prozess einmal erfolgreich auszuführen, damit man zukünftig vom System als Mitglied der Academic Cloud erkannt wird (Schritt 1 unter "Wie funktioerniert das Ganze im Detail"). Man muss auch vom Anmeldeportal bis in die Dateiübersicht geklickt haben (Schritt 2 unter "Wie funktioniert das Ganze im Detail"). Dies muss ebenfalls vorab einmal geschehen sein, bevor eine andere Person eine Datei für diesen Nutzer freigeben kann.

 

 

Letzte Aenderung: 09.04.2019 · Seite drucken

Academic Cloud

Förderung: Niedersächsisches Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK)

Koordinination: Landesarbeitskreis Niedersachsen für Informationstechnik (LANIT/HRZ)