Catering - Repräsentationsaufwendungen

Eine weitere Aufgabe des Zentralen Einkaufs ist die Durchführung von Caterings bzw. Repräsentationsaufwendungen. Dies sind Aufwendungen für Speisen und Getränke sowie andere repräsentative Zwecke, die im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung der Universität Vechta für die Bewirtung von Gästen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entstehen. Dabei  kann es sich um externe Bewirtung (z.B. Restaurantbesuche) oder um Empfänge oder Veranstaltungen mit Bewirtung in Räumen der Universität handeln.

Grundsätzlich können dabei nur Ausgaben getätigt werden, deren Wirkung eindeutig nach außen gerichtet ist. Ein Indiz dafür ist die Zusammensetzung des Teilnehmerkreises. Hier muss der Anteil der externen Teilnehmer, die nicht Bedienstete der Universität Vechta sind, deutlich überwiegen.

Durchführung:
Für die Durchführung solcher Vorhaben reicht es, wenn Sie uns eine E-Mail mit den erforderlichen Informationen zusenden:
- Datum der Veranstaltung
- Bezeichnung der Veranstaltung
- Teilnehmerzahl
- Art des Caterings:
  a) Kaffee, Tee, Kekse
  b) Kaffee, Tee, Brötchen
  c) Kaffee, Tee, Brötchen, Mittagessen o.ä.
  d) Kaltgetränke (Wasser, O-Saft, Apfelschorle)
- SAP-Nummer für die Finanzierung

Wichtig:
Geben Sie uns mit dieser E-Mail die SAP-Nummer an, von der diese Kosten finanziert werden sollen. Bitte denken Sie daran, dass hierfür keine Landesmittel (aus der Zuweisung für Sachbedarf) eingesetzt werden dürfen.
Finanziert werden können Caterings aus den Repräsentationsmitteln des Präsidiums (hier müssen Sie eine Anfrage frühzeitig an das Präsidium stellen) oder aus Projektmitteln (aber nur dann, wenn Cateringmittel ausdrücklich dafür bereitgestellt worden sind).

Bitte achten Sie bei Ihrer Auswahl auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nach § 7 Abs. 1 LHO. Dem ist bezgl. Abrenzung des Personenkreises, Wahl der Veranstaltungsstätte sowie Festlegung des Ablaufs maßgeblich Rechnung zu tragen. Bei der Durchführung von wissenschaftlichen Tagungen, Symposien, Kongressen etc. sind grundsätzlich kostendeckende Teilnehmerbeiträge zu erheben.

Was machen wir mit Ihren Informationen?
Der Zentrale Einkauf wird vergaberechtlich soweit nach Marktlage möglich Vergleichsangebote für Ihr Catering einholen. Sie werden in den Auswahlprozess mit eingezogen. Vor der Bestellung werden Sie von uns informiert, wie hoch die Kosten sein werden. Der Kontakt zu den Anbietern sowie auch dem schließlich ausgewählten Cateringunternehmen läuft ausschließlich über den Zentralen Einkauf. Um einheitliche Abläufe zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Firmen mit dem Zentralen Einkauf einen zuständigen Ansprechpartner haben.

Weitere Informationen
Es kommt immer wieder vor, dass die Teilnehmerzahl für die Veranstaltung noch nicht genau feststeht. Sollte dies der Fall sein, kann die endgültige Anzahl der Teilnehmer ca. 3-4 Tage vor der Veranstaltung an den Zentralen Einkauf geleitet werden. Wir werden Ihnen, sobald die E-Mail bei uns ankommt, eine kurze Bestätigung zukommen lassen, dass wir die Cateringanzahl ändern. Sollten Sie versehentlich keine zeitnahe Rückmeldung von uns erhalten, rufen Sie uns bitte an. Denken Sie bitte daran, dass dem Cateringunternehmen ausreichend Zeit für seine Planung und Disposition bleiben muss. Eine wesentliche Erhöhung der Zahl der Portionen erst am Veranstaltungstag oder am Tag vorher wird nicht mehr umsetzbar sein.

Wichtig bei der Durchführung der Veranstaltung
Bitte denken Sie daran, eine Teilnehmerliste auslegen, in der die Teilnehmer eigenhändig unterschreiben und angeben, ob Sie zur Universität Vechta gehören oder nicht. Leiten Sie diese bitte an den Zentralen Einkauf weiter, damit wir diese der Rechnung beilegen können.

Externe Räumlichkeiten
Mit dem Catering können ebenfalls externe Raumreservierungen anstehen. Bitte nehmen Sie auch hier Kontakt mit dem Zentralen Einkauf auf, damit wir die schriftliche Anmietung für Sie durchführen können.



Sollten Sie Fragen haben, rufen Sie uns gerne an, damit wir alle Einzelheiten im Detail besprechen können oder kommen Sie auch gerne vorbei. Wir freuen uns auf Sie.

Und: eine frühzeitige gemeinsame Planung erleichtert allen Beteiligten die Durchführung und trägt zum Gelingen Ihrer Veranstaltung bei.

Weitere Informationen finden Sie: Initiates file downloadRepräsentationsrichtlinie

 

 

 

 

Letzte Aenderung: 09.04.2019 · Seite drucken