Aufgabenfelder

Was Forschung und Lehre benötigen – wird besorgt
Der Zentraler Einkauf (AB ZE) ist als Serviceeinrichtung für die wissenschaftlichen und administrativen Bereiche der Hochschule tätig. Wir kaufen ein: von der kompletten Büroeinrichtung bis zum Kugelschreiber, vom Mikroskop bis zum Tennisball. Speziell auf die räumlichen Gegebenheiten angepasstes Mobiliar und ergonomisch gesunde Bürostühle gehören ebenso dazu wie Papier, Büroklammern und all die andere kleinen Dinge, die für die alltägliche Arbeit in der Universität benötigt werden.

Schon vor der eigentlichen Bestellung unterstützt der Zentrale Einkauf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität auf Wunsch bei der Konkretisierung der Anforderungen an den gewünschten Gegenstand. Was muss ein Gerät „können“, damit es wirksam helfen kann? Welche Funktionen sind unerlässlich, welche ein nützliches Extra und was ist vielleicht verzichtbar? Das Team des Zentralen Einkaufs möchte beraten, um eine optimale Lösung zu finden. Wir sehen uns als Mittler zwischen den Mitgliedern der Universität und den Herstellern oder Lieferanten. Wir beobachten den Markt und die Preisentwicklung, suchen günstige Konditionen und prüfen Firmen auf Verlässlichkeit und Serviceorientierung.

Die Qualität muss stimmen – der Preis aber auch
An die Qualität der Produkte stellen wir hohe Anforderungen. Gute Verarbeitung, Funktionalität und Haltbarkeit sind wesentliche Aspekte für die Auswahl. Insbesondere im Lehrbetrieb sind die Materialien täglich einer hohen Belastung durch eine Vielzahl von Nutzerinnen und Nutzern ausgesetzt. Neben der Qualitätssicherung ist das Erzielen eines günstigen Preises der zweite wesentliche Zielpunkt, den es zu erreichen gilt. Da es in einer Universität um öffentliche, durch den Steuerzahler erbrachte Mittel geht, die verausgabt werden, sind erhöhte Anforderungen zu beachten. Deshalb verpflichtet uns die Niedersächsische Landeshaushaltsordnung (LHO) zu einer sparsamen und effizienten Wirtschaftsweise. Es soll das wirtschaftlich günstigste Produkt gefunden werden. Das ist aber nicht automatisch das „billigste“, sondern das Angebot, das nach Abwägung aller Faktoren – Produktbeschaffenheit, Vergleichbarkeit der technischen Daten, Transportkosten, Möglichkeit des Vor-Ort-Service etc. – das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Öko? Logisch!
Umweltschutzaspekte spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Auswahl der Produkte und Lieferanten. Wir achten auf Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung. Eine umweltverträgliche Herstellung wie ein ökologisch vertretbarer Einsatz der im Universitätsbetrieb benötigten Materialien hat für uns einen hohen Stellenwert. Von der konsequenten Umstellung auf Umweltpapier bis zur Senkung des Energieverbrauchs bei elektrischen Geräten: die Universität möchte nicht nur in Lehre und Forschung, sondern auch in ihrer Alltagspraxis einen Beitrag zur Erhaltung unserer Umwelt leisten.

Im Wettbewerb der besten Angebote
Eine weitere Richtschnur bildet die sog. „Verdingungsordnung für Leistungen – VOL“. Die VOL ist am fairen Wettbewerb orientiert. Wenn öffentliche Gelder für Gegenstände oder andere Leistungen eingesetzt werden, die von privaten Unternehmen ausgeführt werden, soll jeder potentielle Anbieter grundsätzlich die gleiche Chance haben, einen Auftrag zu erhalten. Nach Wert des Gegenstands gestaffelt gibt es verschiedene Verfahren, von der freihändigen Vergabe über die Einholung von drei Vergleichsangeboten bis hin zur öffentlichen Ausschreibung, bundes- oder europaweit. Je aufwändiger das Verfahren, desto mehr Zeit nimmt es in Anspruch. Wir bemühen uns um eine kurzfristige Erledigung der Wünsche, aber eine frühzeitige Anfrage beim Zentralen Einkauf hilft insbesondere, wenn ein Ausschreibungsverfahren erforderlich ist. Gerade bei größeren Anschaffungen sollte man einen zeitlichen Vorlauf einkalkulieren und mit uns Kontakt aufnehmen, damit die benötigten Dinge rechtzeitig da sind und Verfahrensfehler vermieden werden.

Sachen und andere Leistungen
Ein Schwerpunkt unserer Arbeit liegt in der Auswahl und Beschaffung von Gegenständen, die auf dem Markt bereits vorhanden sind. Der Einkauf einer Sache wird durch einen sog. „Beschaffungsantrag“ eingeleitet, den der Bedarfsträger, also das Mitglied der Universität, das den Gegenstand benötigt, bei uns einreicht. In diesem Formular werden der Gegenstand und die Anforderungen, die er erfüllen soll, möglichst präzise beschrieben. Wenn der Lieferant gefunden ist, wird über einen Bestellschein der Abschluss eines Kaufvertrags eingeleitet. Nach erfolgter Lieferung kümmern wir uns um die Wareneingangskontrolle und bereiten den Lieferschein und die Rechnung für die Buchhaltung vor. Wir führen Reklamationen durch und bearbeiten Garantiefälle oder leiten Reparaturaufträge ein, wenn sich später Schäden oder Mängel einstellen.
Wir sorgen auch dafür, dass die kleineren Gebrauchsgegenstände und Verbrauchsartikel, die täglich benötigt werden, insbesondere Bürobedarf, im Materiallager der Universität verfügbar sind oder bei unerwartet hoher Nachfrage kurzfristig nachbestellt werden. Größere Ausschreibungsverfahren werden beispielsweise für den Verbrauchsstoff schlechthin an einer Universität, Papier, oder für die Erstellung von Unterrichtsmaterialien, den sogenannten „Readern“ durchgeführt. Die Finanzierung der Reader werden durch Studienbeiträge finanziert. Weitere Arbeitsgebiete liegen in der Administration der Kopierdienste, der Vergabe von Druckereiaufträgen und der Betreuung der Handyverträge.

Neben dem Sacheinkauf kümmern wir uns um die Einholung von Leistungen – maßgeschneiderte Lösungen sind auch hier unser Ziel. Wenn eine Sache speziell angefertigt werden muss oder eine nicht-gegenständliche Leistung erbracht werden soll, beispielsweise die Übersetzung eines fremdsprachigen Textes, ein Gutachten, eine Grafik oder ein Werbekonzept, wird darüber ein sog. Werkvertrag geschlossen. Dafür wird ein eigenständiges Verfahren durchgeführt, auch weil dabei Abgrenzungen zu Arbeitsverträgen und dem Schutz der Auftragnehmer vor Scheinselbständigkeit eine Rolle spielen. Geprüft wird auch, ob der Auftragnehmer bei der Durchführung des Werkauftrags einer künstlerischen Tätigkeit nachgeht, damit die Universität ihren Verpflichtungen gegenüber der Künstlersozialversicherung nachkommen kann.
Schließlich sind wir auch zuständig für die Durchführung derjenigen Umzüge, innerhalb der Universität, bei denen Umzugsunternehmen / Speditionen eingeschaltet werden.

Erfahrung weitergeben – Ausbildung
Wir engagieren uns auch in der Ausbildung der Nachwuchskräfte der Hochschulverwaltung. Der Zentraler Einkauf ist eine von mehreren Stationen im Rahmen der Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürmanagement.

Letzte Aenderung: 16.04.2018 · Seite drucken

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